Dokumentide nõuetekohane säilitamine aitab vältida probleeme õigete lepingute leidmisega. Pärast veidi aega väärtpaberite esitamisel veenmist olete kindel, et vajalikud väärtpaberid on alati käepärast ja terved.
Juhised
Samm 1
Vajaliku dokumendi hõlpsaks leidmiseks koostage raamatupidamisraamat. Andke lepingule number ja sisestage see sellesse märkmikku. Lisaks seerianumbrile kirjutage üles lepingu sõlmimise kuupäev. Ajakirja rida peaks välja nägema selline: 1. 23.03.2010 sõlmitud leping nr 987DL. Lisaks märkmetes märkige lepingu olemus, kui seda nõuab arhiivimise korporatiivne stiil.
2. samm
Looge iga juriidilise isiku jaoks, kui organisatsioonis on neid mitu, oma dokumentide register. Nende tähistamiseks kasutage tavapäraseid sümboleid. Näiteks sisestage LLC "Funny Pictures" lepinguteks 987ВК. OJSC "Murzilka" lepingud tähistavad 987 miljonit. Määrake numbrid rangelt segaduste vältimiseks.
3. samm
Esitage leping kausta alles pärast seda, kui see on läbinud kõik heakskiitmise etapid, mõlema poole peadirektorid on sellele alla kirjutanud ja kõik pitserid on pandud. Valige dokumentide ohutuse tagamiseks kõvakaanelised köited. Looge iga juriidilise isiku jaoks eraldi kaust.
4. samm
Lepingu sisestamiseks sideainesse eemaldage ettevaatlikult paberilõik, mis ühendab lehti. Pange uued augud augurauaga. Sisestage dokument kausta ja kinnitage see metallist nööridega. Eraldage üks leping teisest tühja A4-lehega.
5. samm
Dokumentide arhiivimiseks on veel üks võimalus. Osta läbipaistvate failide komplekt. Asetage iga leping eraldi kaanesse ja kinnitage see kausta.
6. samm
Ärge sisestage ühte kausta liiga palju lepinguid - lehed võivad kortsuda. Sideaine peaks kergesti sulguma, et paber välja ei piiluks.
7. samm
Pange riiulile eraldi riiul dokumentidega kaustade hoidmiseks. Sideaine lõpus märkige aasta ja juriidiline isik, kelle kohta lepingud koostatakse. Nii saate vajadusel kiiresti leida vajalikud lepingud.
8. samm
Kolm kuni neli aastat tagasi sõlmitud dokumentidega kaustu pole vaja hoida. Pange need tihedatesse pappkarpidesse, allkirjastades aastaarvu ja juriidilise isiku, kellele leping kuulub. Saatke pakid lattu. Leidke kuiv hoiuruum. Niiskus võib tappa väärtpabereid.
