Nomenklatuur on loetelu kõigist juhtumitest, mis moodustavad arhiivi ja mis on konkreetses organisatsioonis äsja avatud, süsteemi viidud. Selles tuleb märkida juhtumi register, nimi, selle säilitamise kehtestatud tingimused.
Nomenklatuuri sordid
Kontoritöös on nomenklatuuri kolme peamist tüüpi: standardne, ligikaudne ja individuaalne. Standard on kehtestatud föderaalseadustega ja on eeskujuks nomenklatuuri koostamisel sama tüüpi organisatsioonides. Ligikaudne nomenklatuur ei sisalda rangelt normaliseeritud juhtumite arvu. See sisaldab loendit juhtumitest, mida soovitatakse avada koos nende indeksitega. Eespool nimetatud nomenklatuuri tüübid koostatakse riigi- ja munitsipaalorganisatsioonides ja -asutustes. Eraorganisatsioonide töötajad põhikirjaliste dokumentide, aruandluse tüüpide, töökavade jms alusel. väljatöötamisel on üksikjuhtumite loetelu. See hõlmab kogu ettevõtte moodustunud juhtumite mahtu.
Nomenklatuuri koostamise kord
Igal aastal koostatakse vana põhjal uus juhtumite nomenklatuur. Pealegi võivad kõik dokumendid läbi vaadata. Nomenklatuuri oluline komponent on korpuse säilivusaeg. Selle põhjal eristatakse ajutise, pikaajalise ja alalise ladustamise juhtumeid. Ajutiste salvestusfailide tähtaeg on alla kümne aasta, pikaajaline säilitamine on üle kümne aasta. Dokumentide kohta, mille säilitustähtaeg on möödunud, koostatakse nimestik, kus on selgelt esitatud juhtudel märgitud dokumendi seerianumber, nimi, loomise aasta, lehtede arv ja muu teave. Pärast loetelu koostamist kuuluvad need dokumendid hävitamisele.
Struktuurselt on nomenklatuur esindatud sektsioonide, alajaotistega. See jaotus on aga tüüpiline valitsusorganisatsioonidele ja -asutustele. Eraorganisatsioonides on see jaotus tinglik ja toob pigem esile nende tegevuse peamised valdkonnad, mitte ei kajasta võimu ja alluvuse suhet.
Nomenklatuuritabel koosneb viiest veerust: esimene sisaldab juhtumi indeksit, teine - juhtumi nime, kolmas - lehtede arvu (näidatud jooksva aasta lõpus), neljas - säilitamisperiood regulatiivsete õigusaktidega kehtestatud, viies - märkused kohtuasja algatamise, hävitamise eesmärgil inventuuri lisamise kohta jne.
Nomenklatuuris sisalduva pikaajalise ja alalise ladustamise juhtum peaks olema kuni kakssada viiskümmend lehekülge. Kui külade arv ületab normi, on soovitatav juhtum jagada kaheks või enamaks.
Koostatud juhtumite nomenklatuur tuleb kooskõlastada arhiiviosakonnaga ja allkirjastada organisatsiooni juht.
