Teil on vaja kiiresti dokumenti, kuid te ei mäleta, kuhu te selle panite? Tooge oma kontorielusse kord, korraldage kõik nummerdatud kaustadesse - see muudab teie töö lihtsamaks.
Panime paberites asjad korda
Kui dokumente on vähe ja need on seotud ühe rakendusvaldkonnaga, tuleb need kõik panna ühte kohta, eelistatavalt kausta. Kuid reeglina ei piisa ühest kaustast, neid peaks olema mitu. Näiteks kaust ettevõtte asutavate dokumentidega, kirjade jaoks, tarnijatega sõlmitud lepingute jaoks jne.
Ettevõtte laienedes suureneb kaustade arv. Nende jaoks võib vaja minna mitte ühte, vaid mitut riiulit. Ja siis ilmuvad töötajad, kellel on oma dokumendivoog ja kaustad. See tähendab, et esimene korra reegel on dokumentide jagamine temaatilistesse kaustadesse, mis peaksid olema riiulil.
Nüüd toodab tööstus horisontaalseid ja vertikaalseid plaate. Need on väga praktilised, võtavad vähe ruumi, sobivad hästi lauale ja võimaldavad käes hoida kõiki põhilisi ja sageli kasutatavaid dokumente, ilma et oleks vaja uut mööblit osta.
Register
Kui dokumente on palju, saate nende jaoks koostada spetsiaalse registri (registreerimispäeviku) või mitu. Näiteks sissetuleva ja väljamineva dokumentatsiooni logid. Need sisaldavad registreerimise kuupäeva ja saabuva (väljamineva) dokumendi numbrit, selle lühikest sisu ja / või nime ning kuhu dokument saadetakse (millisele osakonnale, millisele ametnikule see üle anti, millisesse kausta see asetatakse jne.).
Kui on palju dokumente ja palju sarnaseid kaustu (tähenduses), siis võib osutuda vajalikuks kõigi kaustade või kõigi kaustade jaoks registriregister, see tähendab nende loend, mis on pesastatud või kuidagi lisatud kausta keskel. Igale dokumendile saab määrata numbri (kui seda seal varem polnud) või anda oma. Siis ei pea te kõiki dokumente sirvima, vaid lihtsalt vaadake nende loendit ja võtke siis vajalik number.
Asetage dokumendid vastavatesse kaustadesse, salvedesse ja riiulitesse, käivitage need õigeaegselt ning leiate kõik kiiresti ja lihtsalt.
Töökoha korras hoidmine
Töökoht tuleb hoida korras. Proovige oma lauda puhastada iga päev või vähemalt iga paari päeva tagant. Vajalikud dokumendid võite jätta lauale, ülejäänud panna kaustadesse, kandikutele ja riiulitele ning kui need kelleltki võtsite, siis tagastage. Ainult siis, kui annate, on parem hästi meeles pidada, kes seda isegi kirjutab.
Ja lõpuks. Isik, kelle dokumendid on alati paigas, on hõlpsasti leitavad ja õigeaegselt toodud, ametiasutustega alati heas seisus. Soovime teile seda kogu südamest.
