Tihedas töögraafikus võib olla keeruline välja lõigata aega mitte ainult lõunasöögiks, vaid ka viieminutiliseks hingetõmbeks. Avariirežiimis töötamine ei too kaasa ainult füüsilist väsimust. Koguneb psühholoogiline ebamugavustunne, mis võib põhjustada depressiooni. Sellepärast on vaja tööpäeva asjatundlikult korraldada, et hakkama saada ülesannete täitmisega ilma hüperjõududeta.
Ajajuhtimise maatriks - kuidas seda üles ehitada
Kõige populaarsem tööaja optimeerimise viis on Eisenhoweri maatriks. See on esimene asi, mida õpetatakse ajaplaneerimise koolitustel tasa tegema. Lihtsas neljarakulises tabelis kirjutatakse ülesanded prioriteetide kaupa. Ülemisel vasakul ruudul - kiireloomuline ja oluline. See hõlmab ägedate kriisitööde hetkede lahendamist, kiireloomulisi ülesandeid, projekte, mille tähtajad lähenevad. Parempoolses ülanurgas - olulised, kuid mitte nii pakilised asjad. See on uute projektide kavandamine, lõpetatud projektide tõhususe hindamine, igapäevased igapäevased ülesanded, uute tegevusvaldkondade tuvastamine. Alumine vasak lahter - vähem tähtsad, kuid kiireloomulised ülesanded. See hõlmab telefonivestlusi, mõningaid koosolekuid, kiireloomuliste materjalide kaalumist, seltskondlikku tegevust. Ja viimane, paremas alanurgas olev lahter - see pole oluline ega ole kiireloomuline. See on rutiinne töö, mõned kõned, meelelahutus.
Kõige tõhusamaks tööpäevaks loetakse seda päeva, kus ülemine parem ruut täidetakse maksimaalselt - oluliste, kuid mitte kiireloomuliste asjadega. See tähendab, et kõigi määratud ülesannete täitmiseks on aega, kõik kulgeb plaanipäraselt, hädaolukorda pole ette näha. Kui ülemine vasak ruut on täis, tähendab see, et paljud ülesanded on "hilisemaks ajaks" edasi lükatud ja nüüd peate koristama kiireloomuliste ja väga oluliste asjade kogunenud kuhja. Samal ajal koguneb asju, mis on olulised, kuid mitte kiireloomulised, mida tuleb ka teha, kuid selleks pole aega. Ja pärast hädaolukorra lõppu moodustub järgmine tänu sellele, et endised mitte kiireloomulised juhtumid on juba ammu lähenenud nende rakendamise tähtaegadele.
Sündmuste sellise arengu ärahoidmiseks on vaja Eisenhoweri maatriks koostada regulaarselt ja mitte ainult tööpäeval. Kõige tõhusamad juhid teevad seda mitu korda. Kuu lõpus - järgmine, jaotades peamised ülesanded lahtritesse. Nädala lõpus - järgmine, jooksev töö ruutudesse laiali puistates ja korrektuure tehes. Ja enne tööpäeva lõppu - järgmine, esmatasandi plaani koostamine. Niisugune kohustuste jagamine võtab aega viis kuni kümme minutit ja võimaldab teil mitte ajusid kokku tõmmata, milliseid asju teha kõigepealt ja milliseid - hiljem.
Pidev krõmps - mida teha?
Kui asjad kuhjuvad ja kuhjuvad ning kõigi ülesannete täitmiseks ei piisa kaheksast tunnist töötajat, tasub kaaluda volituste delegeerimist. Võib-olla on seatud liiga palju ülesandeid, millega üks töötaja hakkama ei saa. See olukord väärib juhtkonnale selgitamist. Selleks peate koostama alamüksustega ülesannete loendi - mida peate ülesande täitmiseks tegema. Parem veel, planeeri kulutatud aeg. See näitab ülemusele selgelt, et ühe inimese kogu töömahuga toime tulla on ebareaalne. Sellisel juhul saab osa ülesannetest juhilt eemaldada ja teisele töötajale üle anda.
