Lepingu sõlmimisel on väga oluline kaitsta oma ettevõtet võimalikult palju kõigi võimalike riskide eest. Selleks kontrollitakse osapoolt spetsialiseeritud saitidel maksuvõlgade olemasolu, vahekohtus osalemise, partnerite, ostjate või klientide nõuete olemasolu suhtes. Taotlege kindlasti järgmist dokumendipaketti.
Taotletud dokumendid
Igal aktsiaseltsil või aktsiaseltsil on põhikiri, mis ei ole ärisaladus ja võimaldab teil teada saada tegevuse eesmärgid ja liigid, põhikapitali suuruse, asutajate nimed ja muu kasuliku teabe. Et end pikaajaliste suhete raames täielikult riskide eest kaitsta, on parem nõuda taotletavate dokumentide koopiaid juhi pitseri ja allkirjaga. Viimase lehe peab maksuhaldur tembeldama.
Samuti on vaja koopiad OGRN-st (riikliku registreerimise tunnistus) ja TIN-st (maksude registreerimine). Kui potentsiaalne partner on tõsisest koostööst huvitatud, esitab ta ka juriidiliste isikute ühendatud riikliku registri värske väljavõtte, originaali või kinnitatud koopia. Sellisele dokumendile saab alla kirjutada nii volitatud ametniku käsitsi kirjutatud allkirjaga koos osakonna pitseriga kui ka täiustatud elektroonilise allkirjaga - vastavalt seadusele nr 63-FZ on need samaväärsed.
Kui ettevõte on võõras, tasub küsida teavet keskmise töötajate arvu kohta, erinevat tüüpi tegevuslubade koopiaid, omanditõendeid või ruumide rendilepingut, seadmete dokumente, sõidukipasse.
Maksuhalduri poolt auditi käigus nõutavad dokumendid
Et end maksukontrolli ajal täielikult kaitsta, on oluline veenduda, et kõik osapooled on puhtad. Enne lepingu sõlmimist, samuti kord kvartalis, peaksite nõudma käibemaksudeklaratsiooni kinnitatud koopiat koos maksuhaldurile kättetoimetamise märgisega, teavet maksude ja tasude maksete seisu kohta. Esialgu on ka oluline selgitada ja parem on saada ametlik kiri rakendatud maksustamissüsteemi kohta.
Teadmine, kas vastaspool maksab käibemaksu, on vajalik mitte ainult selleks, et olla kindel oma aususes seaduse ees. Kui transpordiettevõte, tarnija või töövõtja ei maksa käibemaksu õigeaegselt, saab selle tasumise sisse nõuda teenuste tarbijalt või ostjalt ja maksuhalduriga on sel juhul vaielda.
Mida lepingu sõlmimisel jälgida
Et tarnija, töövõtja või transpordiettevõte ei saaks vaidluses lepingutingimustest taganeda, on oluline veenduda, et kõik allkirjad on andnud selleks volitatud isikud. Sageli allkirjastavad juhid või raamatupidajad lepingu, spetsifikatsioonid, taotlused, volikirjad, UPD, arved, tehtud tööd ja muud dokumendid. Kui asi jõuab kohtusse, kehitab juhtkond lihtsalt õlgu ja vabastab end igasugusest vastutusest oma töötajate tegevuse eest, isegi kui nad selleks ajaks veel organisatsioonis töötavad.
Hoolikas kontroll dokumentides olevate allkirjade üle aitab seda olukorda vältida. Eelnevalt on vaja nõuda juhi määramise kohta tehtud otsuste (protokollide) tõestatud ärakirju, pearaamatupidaja määramise või värbamise korraldust. Kui juhil on õigus tema eest alla kirjutada, siis vastav käsk. Vajadusel hankige volitused isikutele, kes on volitatud ettevõtte nimel taotletud dokumentidele alla kirjutama.
