Ärikirjavahetus on paljude tootmisprotsesside lahutamatu osa. Märkimisväärse koha selles hõivavad vastused erinevate organisatsioonide, sealhulgas kontrollivate organisatsioonide ametlikele pöördumistele. Selliste kirjade jaoks on vaja ametlikku äristiili, see on üsna vastuvõetav, pealegi on eelistatavad bürokraatlikud pöörded. Emotsioonides pole nendes kohta, isegi kui väidetakse, et teie esitatud pöördumine on sobimatu.
Vajalik
- - arvuti;
- - Interneti-ühendus või printer;
- - ettevõtte kirjaplank;
- - post, kuller või isiklik visiit adressaadi kontorisse (mitte kõigil juhtudel);
- - selle kirja tekst, millele vastate.
Juhised
Samm 1
Kasutage vastuse kirjutamiseks kirjaplanki. Ärge unustage kirjale määrata väljaminevat numbrit, registreerige see sekretäri juures või kontoris ja pange kuupäev.
2. samm
Adresseerige vastus isikule, kelle allkiri on kirja all. Tavaliselt tähistab see tiitlit ja perekonnanime initsiaalidega. Proovige teada saada tema nimi ja isanimi. Tehke seda Interneti või telefonikõne abil otse organisatsioonile, kellelt kiri pärineb. Tavaliselt on ametliku kirja lõpus märgitud esineja perekonnanimi ja tema telefoninumber. See teave on vajalik edasiseks suhtlemiseks, kui selleks vajadus tekib. Kuid vastus peaks olema suunatud selle isiku nimele, kelle allkiri on teie poole pöördumise all. Tema initsiaalidest piisab vastuse päises. Kuid kiri peab algama aadressi järgi nime ja isanime järgi: "Kallis Ivan Ivanovitš!"
3. samm
Märkige kohe oma vastuse alguses kirja väljundandmed. Tavaliselt sisaldavad ametlikud kaebused väljaminevat numbrit, kuupäev on kohustuslik. Esimese lause üldtunnustatud sõnastus: "Vastuseks teie kirjale (apellatsioon, teabenõue, nõue, kaebus - olenevalt olukorrast) Ei. Nii ja nii selliselt ja sellelt numbrilt peame seda vajalikuks (variant - me saab) teatada järgmisest."
4. samm
Seejärel vastake kirjas sisalduvatele küsimustele samas järjekorras, nagu need on selles kirjas antud.
5. samm
Kui kirja autor on teie arvates isiklikult või teie organisatsiooni vastu esitanud mingeid nõudeid või nõudeid ebaseaduslik, märkige, et neid ei saa rahuldada, ja selgitage põhjust, viidates kehtivate õigusaktide sätetele, mis teie arvamus, vastuolus.
6. samm
Kasutage oma vastuse lõpus fraasi "Regards". Peate seda tegema, isegi kui arvate, et adressaat pole väärt austust. Seda arvamust pole siiski vaja demonstreerida. Ärge unustage lisada ka oma pealkirja, perekonnanime ja initsiaalid. Kui esitate paberkandjal vastuse, pange selle alla oma allkiri.
