Kui soovite saata kirja mitte ühele inimesele, vaid mitmele oma meeskonna liikmele, peaks kirja sisu tavapärasest veidi erinema. Samuti pidage meeles ärikirjavahetuse reeglite järgimist.
Juhised
Samm 1
Koostage nimekiri kolleegidest, kelle soovite oma meililoendisse lisada. Kontrollige, kas kõik adressaadid on praeguse probleemiga seotud. Seevastu võite oma kirjaga vahele jätta inimese, keda peaks millestki teavitama. Uurige huvirühmade ringi. Otsustage, millise kaastöötaja panete väljale „Adressaat” ja kes väljale „Koopia”. Tavaliselt kirjutatakse otsetäitjad veergu „Adressaat“ja väljale „Kopeeri“need, kes protsessi kontrollivad või selles kaudselt osalevad, samuti lihtsalt huvitatud töötajad.
2. samm
Mõelge, kuidas korrastada saajate nimesid. Teil on palju lihtsam, kui teie ettevõttel on selles osas konkreetsed kehtestatud reeglid. Vastasel juhul saab nende järjekorda määrata erineval viisil. Näiteks pange nende perekonnanimed tähestiku järjekorda. Kasutada võib staaži põhimõtet. Parem on leida sekretärilt mõni adressaadile suunatud kiri ja vaadata, kuidas ta seda teeb. Tõenäoliselt on see teie ettevõtte ütlemata standard.
3. samm
Märkige sõnumi teema. See peaks lühidalt kajastama selle sisu. Pärast seda minge kirja sisusse. Järgige ärikirjavahetuse reegleid. Ütle meeskonnale viisakalt tere ja liigu teema juurde.
4. samm
Kirjutage ainult juhtumile. Ärge jätke tähelepanuta olulisi üksikasju, kuid ärge lahjendage ka "vett". Hinnake oma kolleegide aega. Kui peate oma sõnumi olemuse paremaks mõistmiseks olema teadlik muust kirjavahetusest, asetage kirja lõpus jutumärgid. Ärge unustage hüvasti jätta ja soovida kõigile produktiivset päeva tööl.
