Koosolekute tulemused nõuavad dokumentaalset protokollimist protokollis. Selle dokumendi koostamisel on oluline kajastada arutelu põhipunkti, esitades kogu arutelu võimalikult lühidalt.
Protokolli vormistab pärast koosolekut koosoleku sekretär, kes peab arutelu käigus kas märkmeid tegema või pidama diktofoni arvestust. Teine võimalus on kõige optimaalsem võimalike vaidluste lahendamiseks.
Visuaalselt koosneb dokument järgmistest osadest:
- Üldine informatsioon;
- koosoleku päevakord;
- arutelu ja tehtud otsused.
Üldine informatsioon
See teabeplokk sisaldab pealkirja, asukohta (linn, kuupäev, koosoleku aeg), kohalolevate isikute loetelu. Koosoleku pealkiri on pealkiri. Näiteks personaliküsimuste töörühma koosolek. Kuupäeva ja kellaaja blokeering näitab teavet otse peetud koosoleku kohta, mitte protokolli allkirjastamise kuupäeva kohta.
Kui koosoleku viib läbi alaline struktuur (komisjon, töörühm jne), siis üldandmetes on kirjas koosoleku alalise esimehe ja sekretäri täielik nimi.
Kohalolijate nimekirja koostamisel tuleks märkida kutsutute ametikohtade ja töökohtade nimed. See teabeplokk algab sõnaga "kohal". Juhul kui koosolekul on ette nähtud hääletamine, jagunevad protokollis osalejad kahte rühma - hääleõigusega ja ilma hääletamises osalemise õiguseta.
Koosoleku päevakord
Koosoleku päevakord vormistatakse enne koosoleku toimumist. Siiski on näiteks erandeid - kiireloomuliste koosolekute jaoks. Selles plokis on loetletud koosoleku küsimused, täpsustamata esinejaid ja aruannete tähtaega. Isegi kui koosolek kutsutakse kokku ühe küsimuse arutamiseks, ei sisaldu see dokumendi pealkirjas, vaid see koostatakse päevakorra vormis.
Sõltuvalt sõnavõtu tähtajast võib esitatud päevakorra automaatselt kinnitada või selle esimees hääletusele panna. Sel juhul algab arutelu koosoleku päevakorra kinnitamise küsimusega. Kui vastuväiteid pole, siis protokollis vormistatakse selline otsus järgmiselt: "Päevakorra kokkuleppimise küsimus on hääletusele pandud." Järgmised hääletustulemused on kujul: "Hääletas: poolt - (häälte arv), vastu - ei, erapooletu - ei."
Arutelu ja otsuste tegemine
Suurim küsimuste plokk on reserveeritud arutelu käigu kajastamiseks. Iga päevakorras olev küsimus pannakse eraldi lahtrisse, alustades päevakorra sõnastusest. Sellele järgneb aruande käik, mis koostatakse järgmisel kujul: “Kuulatud: (kõneleja täielik nimi)”. Kogenud transkribeerijad soovitavad kõnesid mitte transkribeerida, vaid jätta üldine tähendus, mida saab väljendada mitme lausega. Kui on oluline säilitada enamiku aruande tähendus, siis võite protokolli lisas viidata kõne teesidele või väljavõtetele esitlusest, viidates sellele dokumendi tekstis.
Sama kehtib ka arutelu kulgu kajastamise kohta. Kui mitu kõnelejat järgivad sama seisukohta, saab nende sõnavõtud vormistada järgmisel kujul: “Kõnelejad (kõnelejate täielikud nimed), kes toetasid kõneleja arvamust”.
Iga küsimuse tulemusena tuleb formuleerida lahendus. See tuleks eelnevalt ette valmistada otsuste eelnõudes või sõnastada koosolekul osalejate endi poolt arutelu käigus. Otsused tehakse konkreetsete formulatsioonide kujul, mis tuleb esitada üheselt ja täpselt. Koosolekul osalejad saavad arvestada puhtalt infokõnede otsustega.
Kui koosolekul on ette nähtud hääletus, peaks iga väljaande järel olev protokoll sisaldama selle tulemusi: “Otsus võeti vastu ühehäälselt”, “Otsus tehti häälteenamusega”, “Otsust ei tehtud.” Tuleks teha sarnased märkused. juhtudel, kui küsimused arutelult eemaldatakse, lükatakse edasi mõnele teisele koosolekule või ei arvestata esineja puudumise tõttu.
Lõpuks kirjutavad protokollile alla eesistuja ja sekretär ning vajaduse korral kinnitavad koosoleku kokku kutsunud organisatsiooni pitseriga.
