Organisatsiooni- ja haldusdokumenti nimetatakse protokolliks, mis fikseerib küsimuste arutamise kulgu ja otsuste langetamist kollegiaalsete organite koosolekutel, koosolekutel, koosolekutel ja konverentsidel.
Vajalik
Koosoleku minutid
Juhised
Samm 1
Protokoll koostatakse nii üldvormidel kui ka tühjadel standardsetel A4-formaadis paberilehtedel ja sisaldab järgmisi üksikasju:
- dokumendi tüübi nimetus ja seerianumber;
- kuupäev;
- protokolli koostamise koht;
- teksti pealkiri;
- tekst;
- esimehe ja sekretäri allkirjad.
2. samm
Protokolli päisesse tuleb lisada järgmised üksikasjad:
- organisatsiooni täielik nimi;
- dokumendi tüüp (s.t protokoll);
- kuupäev ja number;
- protokolli koostamise koht;
- otse pealkiri tekstile. Organisatsiooni nimi on märgitud organisatsiooni ja õigusliku vormiga ning vastab ametlikult kehtestatud nimele (organisatsiooni määruses või põhikirjas). Samuti on juriidiline vorm kirjutatud tervikuna, mitte lühendina.
3. samm
Sissejuhatavas osas tuleks loetleda koosolekul osalenud isikud ja näidata ka, kes tegutses esimehena ja kes sekretärina. Kui see on tootmiskoosoleku protokoll, siis kõigi kohalviibijate jaoks tuleks märkida ametikoha nimi. Sissejuhatav osa lõpeb päevakavaga. Järgmine kanne on lubatud: seal oli … inimesi.
4. samm
Protokolli põhiosa peaks olema üles ehitatud vastavalt järgmisele skeemile: KUULATUD - RÄÄGITUD - OTSUSTATUD (OTSUSTATUD) eraldi iga päevakorrapunkti kohta. Suure tähega - lühike aruanne aruande, sõnumi sisust. Jaos SPEAKERS on kontuur sama. Jaotises ON OTSUSTATUD, tuleb vastuvõetud otsused esitada punktide kaupa, protokolli tekstile kirjutavad alla sekretär ja esimees.
