Oluline dokumentatsioon - lepingud, arved, aktid - tuleb ettevõttes pikka aega hoida. Mõne väärtpaberi puhul on see periood viis või isegi kümme aastat. Et dokumendid ei kortsuks ega kaotsi läheksid, tuleb need korralikult arhiveerida ja arhiveerida.
Vajalik
- - kaustad - sideaine;
- - läbipaistvad failid - taskud.
Juhised
Samm 1
Lepingu esitamiseks oodake, kuni kõik huvitatud pooled sellele alla kirjutavad. Hankige mõlema poole tegevjuhtide allkirjad ja kinnitage nende pitserid. Seejärel tehke dokumendist koopiad ja andke need kõigile asjaosalistele välja.
2. samm
Andke lepingule number. See peab sisaldama numbreid ja tähti. Näiteks 123-AB. Sisestage dokumendi allkirjastamise number.
3. samm
Looge lepingulogi. Sisestage sinna dokumendi number, allkirjastamise kuupäev ja juriidiline isik, kellele see kuulub. Numbrid peavad üksteise järel järjestuma, sõltuvalt lepingu allkirjastamise ajast.
4. samm
Kui ettevõttes on mitu juriidilist isikut, peaks igal lepingupäevikul olema oma. See väldib segadust.
5. samm
Pange leping eraldi faili. Kui on mitu lepingut, pange kõik ühte taskusse. See hõlbustab vajadusel dokumentide võrdlemist ja leidmist.
6. samm
Sisestage fail sideainesse ja kinnitage spetsiaalsete hoidikutega. Ärge täitke seda tihedalt, dokumendid on kortsus. Kirjutage kausta selgroole nii juriidiline isik, mille dokumendid on selles salvestatud, kui ka nende allkirjastamise aasta.
7. samm
Pärast kolme aasta möödumist saab lepingutega kaustad lattu saata. Pange need pappkarpidesse ja asetage niiskuse jaoks kättesaamatusse kohta. Pakendil märkige ka juriidiline isik, kellega dokumendid on seotud, ja lepingute allkirjastamise aasta.
8. samm
Arved ja toimingud esitatakse samamoodi nagu lepingud. Paberkandjal dokumentide registri asemel on parem omada elektroonilist registrit. Näiteks programmis "1C: Raamatupidamine". Selle saate tasuta alla laadida siit: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. See võimaldab teil mitte ainult pidada arvestust kõigi väärtpaberite üle, vaid ka teha nendega mitmesuguseid toiminguid - printida täiendavaid koopiaid, parandada vigu jne.
