Kiri kliendile kirjutatakse juhul, kui teie organisatsioon ei suuda tema ees kohustusi täita, kui ta pole tarnitud kauba eest raha üle kandnud ja kui on vaja teda uuest tootevalikust teavitada.
Juhised
Samm 1
Alustage oma kirja küsides kelleltki kliendi organisatsiooni esindavalt. Kirja selles osas sobivad sellised viisakusväljendid nagu "Kallis Ivan Andreevitš", "Mister Remizov". Kui klientettevõttel pole konkreetset isikut, kellega suhted on loodud, pöörduge "Austatud härrad" poole.
2. samm
Tutvustage oma organisatsiooni nime. Kasutage standardlauseid, näiteks: "MontazhSpetsStroy LLC soovib väljendada meie austust teile ja soovida teie organisatsioonile jõukust." See võimaldab teil oma klienti orienteeruda, lugedes põhiteksti, ta ei mõtle selle üle, kes on kirja adressaat.
3. samm
Sõnasta kirja põhjus. Sellest sõltub kirjutamise vorm ja sõnumi sisu. Kliendile kirjade kirjutamise kõige levinum põhjus on tasumata jätmine tarnitud kaupade või osutatud teenuste eest. Sellisel juhul viidake lepingu asjakohasele punktile, märkige, et klient vastutab arve tasumise eest kindla aja jooksul. Kui see pole teie esimene kiri sellel teemal, pöörduge kliendi vastutuse poole tarnelepingu punktis X ettenähtud kohustuste rikkumise eest. Pange tähele, et arvete tasumata jätmise korral peate pöörduma kohtusse.
4. samm
Vabandage kliendi ees, kui kirja kirjutamise põhjuseks oli suutmatus talle kaupa lepingus sätestatud tingimustel tarnida. Ärge proovige selgitada põhjuseid, miks teil tarneaeg puudu jääb, klient pole sellest huvitatud, parem on teda teavitada sellest, kui kaua teie organisatsioon suudab lepingust tulenevaid kohustusi täita. Kirja lõpus kasutage fraase "Täname mõistva suhtumise eest", "Loodame edaspidisele koostööle".
5. samm
Teavitage klienti teie ettevõtte pakutavast uuest tootesarjast, kui teie partner pole muutunud sortimendist teadlik. Sellises kirjas on soovitav näidata, milliseid allahindlusi klient saab uute tarnelepingute vormistamisel püsikliendina.
6. samm
Telli kirja lõpus. Jätke oma kontaktandmed, et klient teaks, kuidas teie organisatsiooniga ühendust võtta. Soovin kõike parimat organisatsioonile ja seda esindavale isikule.
