Majandustegevuse käigus sõlmivad ettevõtte juhid tarnijate ja ostjatega palju erinevaid lepinguid. Nende regulatsioonide kestuse jälgimiseks kasutavad mõned organisatsioonid nn lepingute registreid. Üldiselt tähendab mõiste "register" teatavat sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimise logi. Kuidas sellist andmebaasi luua?
Juhised
Samm 1
Kõigepealt peate otsustama, millist teavet soovite registris näha, see tähendab, et peate esile tõstma enda jaoks kõige olulisemad kriteeriumid. Pärast seda tehke tabel päevikusse, mida saab teha nii Excelis kui ka tavalise märkmiku (eelistatavalt A4 formaadis) abil.
2. samm
Kui peatusite teisel meetodil, siis kõigepealt koostage tiitelleht. Kirjutage sellele organisatsiooni andmed, see tähendab INN, KPP, OKATO, juriidiline aadress ja organisatsiooni juht. Keskele kirjuta “Lepingute register (täpsustage periood)”.
3. samm
Järgmiseks tehke järgmisel lehel tabel, mis koosneb kuuest veerust. Esimeses veerus märkige vastaspoolega sõlmitud lepingu number, teises - regulatiivse juriidilise dokumendi kuupäev ja kolmandas - selle lõppemise kuupäev.
4. samm
Järgmisena märkige vastaspool, töövõtja nimi ja lepingu objekt, näiteks raamatupidamisprogrammide väljatöötamine. Soovi korral saate märkida lepingu summa, lisakokkuleppe olemasolu ja muud tingimused. Reeglina sõlmitakse lepingud kronoloogilises järjekorras. Pärast perioodi lõppu on soovitav dokument organisatsiooni juhiga vilkuda, nummerdada ja allkirjastada. Pärast seda andke register arhiivile üle.
5. samm
Samuti saate registrite koostamiseks kasutada spetsiaalselt välja töötatud programmi, mida nimetatakse "lepingute registriks". See võimaldab teil jälgida lepingute alusel tehtud makseid, nende dokumentide aegumiskuupäeva, samuti pidada makstud summade üle arvestust. Programm genereerib automaatselt loendid, mille pärast perioodi lõppu saate paberile printida.
6. samm
Võite peatuda kolmandal meetodil, see tähendab Exceli programmi abil. Tabeli veergudel võib olla ligikaudne sisu, nagu esimese meetodi kasutamisel. Perioodi lõpus printige register välja ja andke allkirjastamiseks pearaamatupidajale.
