Iga kontoritöötaja seisab varem või hiljem silmitsi vajadusega kirjutada ametlik kiri. Ärikoodeks rõhutab, et kirja lõpp on sama oluline kui teie sõnumi alguspunkt.
See on vajalik
kirja saaja täpne aadress, ümbrik, dokumentide koopiad
Juhised
Samm 1
Enne kirja viimase osa alustamist lugege kirjutatu uuesti läbi. Kontrollige, kas tekstis pole grammatilisi ja õigekirjavigu, laike ja ebatäpsusi. Kui kirja sisu teid täielikult rahuldab, korrake viimases lõigus veel kord oma kirja põhiteesi lühidalt ja arusaadavalt. Seega võtate oma sõnumi kokku, hõlbustades adressaadil vastuse ettevalmistamist ja kirjutamist.
2. samm
Kui ametlikule kirjale on vaja lisada dokumentide koopiad, astuge pärast lõiku mõned read tagasi ja märkige veergu „manus” dokumentide loend. Nimekiri peab olema nummerdatud. Kinnitage kirjale fotokoopiad järjekorras, milles need loendis on näidatud.
3. samm
Ametlik kiri lõpetage viisaka ja õige sõnavõtuga, näiteks: "Loodan viljakale koostööle." Samuti on äris tavaks tähed lõpetada selliste fraaside abil nagu "austusega", "siiralt sinu", "austusega". Järgmisena sisestage kindlasti oma initsiaalid ja kuupäev. Ärge unustage pärast teksti printimist oma perekonnanime kõrval allkirjastada.
4. samm
Alustage ümbriku täitmist. Parempoolsesse alanurka kirjutatakse saaja aadress, vasakusse ülesse saatja aadress. Sisestage kindlasti õige sihtnumber, sel juhul jõuab kiri adressaadini kiiremini.
5. samm
Parem on saata ametlikud kirjad posti teel tähtkirjaga koos kättesaamistõendiga. Sel juhul on teil tõendid selle kohta, et adressaat on kirja kätte saanud.
