Töötajate isikuandmete säilitamiseks kasutavad mõned tööandjad nn isiklikke faile. Tööseadustiku artikli 85 kohaselt peavad personalitöötajad saama, salvestama ja ühendama teavet iga töötaja kohta. Selleks on soovitatav kasutada selliseid isiklikke faile. Mis on nende registreerimise järjekord?
Juhised
Samm 1
Esiteks tuleks selgitada, et isiklike failide haldamine pole organisatsioonidele kohustuslik dokument, kuid kui otsustate seda kasutada, peate juhinduma kontoritöö reeglitest.
2. samm
Töötaja tööle võtmisel annab juht korralduse (juhise) vormis nr T-1. Selle dokumendi põhjal genereerige uuele töötajale isiklik kaart (vorm nr T-2).
3. samm
Selle vormi täitmiseks vajate järgmisi dokumente: pass, tööraamat, registreerimistunnistus (TIN), kindlustussertifikaat, sõjaväe isikutunnistus (kui see on olemas), tunnistus või diplom ja muud dokumendid, näiteks juhi jaoks juhiluba, kokkadele - meditsiiniraamat jne.
4. samm
Võtke kõigi ülaltoodud dokumentide koopiad ja esitage need kronoloogilises järjekorras isiklikus toimikus. Seda arhiivi hoitakse personaliosakonnas või raamatupidamisosakonnas, muudatusi saavad teha ainult vastutavad isikud. Kuid pidage meeles, et töövihikut isiklikus toimikus ei ole, seda tuleb hoida eraldi seifis või luku ja võtme all. Nende dokumentide ohutuse eest vastutavad isikud määratakse eraldi korraldusega.
5. samm
Lisage loendis kõik dokumendid, tehke muudatused spetsiaalses veerus "Manused". See sisaldab ka dokumentide seerianumbreid, igaühe lehtede arvu ja kättesaamise kuupäeva.
6. samm
Mõned isikliku toimiku dokumendid on küsimustik, autobiograafia, kirjalikud selgitused ja kõik avaldused. Pidage meeles, et arhiivi ei edastata töötajale ise ja isegi vajaduse korral saab töötaja isiklikku toimikut vaadata ainult vastutava isiku juuresolekul.
7. samm
Pärast juhtumi moodustamist täitke kaaneleht. Selleks kirjutage keskele keskele selle arhiivi seerianumber, organisatsiooni nimi, töötaja ametikoht ja ka tema täielik nimi.
