Spetsiaalse dokumentatsiooni pidamine on ettevõtte personaliosakonna lahutamatu osa. Samal ajal on iga töötaja jaoks kohustuslik isiklik toimik. Edaspidi arhiveeritakse isiklikud failid spetsiaalsetes kaustades.
Vajalik
- - töötaja isiklikud dokumendid;
- - dokumentide loetelu;
- - kaust isikliku faili jaoks.
Juhised
Samm 1
Alustage töötaja isikliku toimiku registreerimist kohe pärast tööle võtmist. Juhtumi esitamiseks puudub ühtne vorm, nii et saate selle ise välja töötada. Looge vajaduse korral töötaja passi, pensionikindlustuse tõendi, TIN-tunnistuse ja muude isiklike dokumentide koopiad, näiteks tervisetõend ja juhiluba.
2. samm
Kujundage oma isikliku toimiku kaas. Märkige oma organisatsiooni nimi vastavalt asutamisdokumentidele, lisage juhtumi seerianumber ja selle koostamise kuupäev. Samuti saate kirjutada töötajaga sõlmitud töölepingu kestuse. Jätke ruumi märkmetele vallandamise, üleviimise jms kohta. Kaane keskele asetage töötaja perekonnanimi, eesnimi ja isanimi täielikult, tema ametikoht.
3. samm
Isikliku toimiku esimene leht peaks sisaldama inventuuri töötaja olemasolevatest dokumentidest. Parim on inventuuri koostamine elektroonilisel kujul. Lisage kindlasti volitatud töötaja nimi ja inventuuri kuupäev. Teavet saadaolevate dokumentide kohta saab paigutada tabeli kujul, märkides igaühe numbri ja tehes vajalikud märkused. Inventuuri lõpus peaksid olema koostaja ja töötaja allkirjad, kelle jaoks isiklikku toimikut koostatakse. Lisage loendi järele olemasolevate dokumentide koopiad. Sellele järgnevad kõik töövoogudega seotud paberid, näiteks puhkusekorraldus, kokkulepped töölepingu muutmise osas jne.
4. samm
Esitage oma isiklik fail arhiivikausta. Neid dokumente peaks hoidma ettevõtte personalispetsialist või direktor, kellel on piiratud juurdepääs andmetele. Töötajad saavad juhiga kokkuleppel ja isikliku kviitungi alusel saada kõik dokumendid isiklikus toimikus. Töötaja vallandamisel või üleviimisel kantakse isiklik toimik spetsiaalsesse arhiivi ettevõtte endiste töötajate kohta.
