Oma tegevuse käigus saadavad paljud ettevõtted oma töötajaid lähetustele. Tundub, et pole midagi keerulist - lihtsalt töötaja läks ülesandele ja naasis sealt. Kuid ka selline lihtne sündmus nõuab üsna mahukat dokumenteerimisprotsessi.
Vajalik
- - reisidokument
- - teenuse määramine
- - komandeeringu tellimus
- - eelaruanne
- - aruanne tehtud tööst
Juhised
Samm 1
Täitke töötaja jaoks tööülesanne, milles on üksikasjalikult kirjeldatud töötaja reisi eesmärki ja ajastust. Tavaliselt koostab sellise ülesande struktuuriüksuse juht, kus töötab komandeeringusse suunduv töötaja. Seejärel kirjutage sellele tööülesandele alla ettevõtte juhiga, sest just tema teeb järgneva otsuse selle töölähetuse otstarbekuse kohta.
2. samm
Valmistage ette töötaja reisitellimus. Sellise korralduse annab tavaliselt ettevõtte juht struktuuriüksuse juhi esitatud tööülesande alusel. Tutvuge töölähetusse suunduva töötajaga selle korraldusega allkirja vastu.
3. samm
Välja anda töötajale töölähetussertifikaat, mis põhineb töölähetuse korraldusel. See tunnistus näitab töötaja saabumise aega sihtkohta ja tema sealt lahkumise aega. Nende märkide järgi arvutatakse pärast töötaja tagasitulekut tema tegelik lähetuses veedetud aeg ja sõiduraha.
4. samm
Andke töötajale sõidukulude ettemaks. Selliste kulude hulka kuuluvad päevaraha maksmine, reisimine, majutuse üürimine jne. Igapäevased kulutused makstakse töötajale iga lähetuses viibimise päeva eest ning kõigi reisil veedetud päevade eest. Kui töötaja saadetakse komandeeringule riigisiseselt, makstakse selline avanss omavääringus ja kui välismaal, siis selle riigi vääringus, kuhu ta reisib.
5. samm
Koostage tehtud töö kohta aruanne, mis põhineb töötaja komandeeringult naasmise tulemustel. See aruanne näitab töötaja reisi ajal tehtud töö mahtu ja näitab ka reisi tegelikke kulutusi, sealhulgas päevaraha. Sellisele aruandele on lisatud originaaldokumendid, näiteks: reisipiletid, hotelli maksekviitungid jne. Seejärel, võrreldes töötajale ettemakse vormis antud summadega, arvutatakse kulud ümber: rahalised vahendid võetakse üle või tagastatakse ülekulud. Töötaja peab allkirja vastu tutvuma tehtud töö aruande andmetega.
