Korrektselt korraldatud kontoritöö on iga (ka väikese) ettevõtte eduka töö üks komponente. Äripartnerite esmamulje sõltub tõepoolest sellest, kuidas põhidokumendid (tellimused, juhised, kirjad jne) koostatakse. Samuti on oluline, kui kiiresti läbivad sissetuleva, väljamineva ja sisemise dokumentatsiooni voogud.
Juhised
Samm 1
Konkreetne töötaja peaks vastutama ettevõtte töövoo eest. Kui ettevõte ei ole väga suur, on see sekretär, sekretäri abi. Kui organisatsioon hõlmab mitut allüksust (eriti kui neil on erinev territoriaalne asukoht), korraldatakse koolieelse lasteasutuse teenust (juhtkonna dokumentatsioonitugi).
Just nemad töötavad välja ettevõtte juhised kontoritööks, muudavad seda ja teevad muudatusi. Dokumendi ettevalmistamisel võite võtta aluseks "föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglid".
2. samm
See on oluline, ülioluline etapp, sest pärast kontoritööde juhiste kinnitamist peavad ettevõttes olevad dokumendid vastama teatud stiilile:
- detailide asukoht (piki-, nurk-);
- ettevõtte font;
- formaat (paberi suurus, taanded).
Lisaks ettevõtte vormidele tuleb juhistes kajastada selliseid küsimusi nagu sissetulevate / väljaminevate dokumentide registreerimise korraldamine; dokumentide ja vastuvõetud otsuste täitmise kontrolli korraldamine; dokumentide ettevalmistamine ja üleandmine arhiivi jne.
3. samm
Kaustade moodustamine, kuhu teatava teema dokumendid esitatakse, peaks toimuma vastavalt juhtumite nomenklatuurile. Selle töötab välja arvestuse pidamise eest vastutav isik "Organisatsiooni tegevuses loodud standardsete haldusdokumentide loendi, milles on ära toodud säilitamise aeg" põhjal.
4. samm
Tulenevalt asjaolust, et töö juhtumite nomenklatuuri väljatöötamiseks on mahukas, nõuab põhjalikke teadmisi, on õigem korraldada selle kallal tööd üksikute talituste ja osakondade esindajate kaasamisel. Nad koostavad talituses või osakonnas moodustatud juhtumite loetelu (märkides ka ladustamisperioodid) ning koolieelne kooliasutus koostab ettevõtte jaoks juhtumite koondnomenklatuuri.
5. samm
Dokumentidega töö hõlbustamiseks kasutab üha suurem osa ettevõtteid elektroonilist dokumendihaldussüsteemi (EDMS). Efektiivselt töötava EDMS-i on võimalik valida igale ettevõttele (töötajate arv 7 või 2000). Hinna ja kvaliteedi suhte osas on tänapäeval kõige tõhusamad sellised süsteemid nagu "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Kuid isegi kui teie ettevõte ei saa veel EDMS-i osta, tulevad appi standardsed Microsoft Office'i programmid. Kasutades tavapäraseid Wordi, Exceli, PowerPointi vahendeid, on täiesti võimalik korraldada dokumentide kujundus vastavalt ettevõtte identiteedi nõuetele, seadistada elektrooniline dokumendivoog.
