Sekretär on kontoritöötaja, kelle tööülesannete hulka kuulub telefonikõnede vastuvõtmine, arvutiga töötamise oskus, inimestega suhtlemine, äriarvestuse pidamine ja palju muud. Sekretäri elukutse kohta on palju müüte - aga mis on hea sekretär?
Põhioskused
Sekretärina töötamiseks pole vaja kõrgkooli diplomit - täiesti piisab erikursustest, kus tulevane sekretär õpib ärisuhtlust ja etiketti, kiiret lugemist, kontoritööd, praktilist psühholoogiat, lühikirjandust ja kirjutamist. Lisaks õpetatakse kursustel 1C-s töötamise põhitõdesid ning õpetatakse ka mini-ATS-i ja kontoriseadmete kasutamist. Kõigi nende oskusteta ei saa sekretäri pidada heaks töötajaks.
Samuti on hea sekretäri jaoks väga oluline, et tajuks teiste inimeste psühholoogiat peenelt ja oleks vastupidav erinevatele stressidele.
Kuna sekretär on ettevõtte äriinimene, peab tal olema meeldiv välimus, stiilitaju ja hea maitse. Ilma oskuseta ilusasti riietuda, ühiskonnas käituda ja asjatundlikult rääkida ei suuda sekretär luua hea muljet selle ettevõtte klientide seas, kus ta töötab - seetõttu ei ole ettevõtte kuvand parimas tasemel. Tegelikult on hea sekretäri peamine ülesanne korraldada oma ülemuse ja kogu kontori tööd tõhusalt ja tulemuslikult.
Eriala tunnused
Paljud usuvad, et sekretäri ülesandeks on kohvi valmistamine, allkirjaks dokumentide esitamine ja kõnedele vastamine. See on pettekujutelm - selle ameti ülesannete hulka kuulub vastuvõtu töö järelevalve, ärikirjavahetuse läbiviimine, osalemine erinevatel kontori- ja filiaalideta üritustel ning suhtlemine närviliste klientidega. Lisaks on hea sekretär sageli büroojuhataja ja isegi psühholoog, kes suudab meeskonnas olukorda jahutada.
Sageli nimetatakse vastutavaid sekretäre “hallideks kardinalideks”, kuna nad suudavad nähtamatult mõjutada ettevõtte tööd ja ülemuse otsuseid.
Naistest saavad kõige sagedamini sekretärid, kuna nad on emotsionaalselt paindlikumad ja vastupidavamad. Lisaks on nad tundlikumad - ülemuse ja meeskonna meeleolu tabamine aitab nende töös palju kaasa. Kui sekretär on piisavalt tark ja professionaalne, saab juht pöörduda tema poole nõu saamiseks ja teda kuulata. Sekretär saab ülemuse tööd hõlbustada, korraldades oma töökoha hästi ja toimetades vajaliku teabe õigeaegselt. Samal ajal ei ole sekretäridel karjäärikasvu, sest hea juhiabi on kulda väärt. Kuid tänu sellele omandab sekretär hindamatuid kogemusi ja teadmisi äriprotsessidest, mis tulevikus võivad aidata tal alustada karjääri mõnel teisel erialal.
