Kinnituskiri on austus organisatsiooni vastu, kes on pöördunud teie poole pakkumisega. Isegi kui keeldute, annab küsimuse tähelepanuta jätmise kinnitamine võimaluse vastast mitte solvata ja vajadusel hiljem dialoogi naasta.
Vajalik
- - teie ettevõtte andmed;
- - adressaadi ettevõtte andmed.
Juhised
Samm 1
Kui kirjutate kinnituskirja ettevõtte või organisatsiooni nimel, tehke seda kirjaplangil. Dokumendi pealkiri peaks sisaldama teie ettevõtte nime, juriidilist aadressi, peamist riiklikku registreerimisnumbrit, individuaalset maksumaksja numbrit, kontaktnumbreid, mõnikord on märgitud ettevõtte veebisait ja e-posti aadress. Kogu see teave peaks asuma A4-lehe vasakus ülanurgas. Kui kiri on saadetud eraisikult, kirjutage oma perekonnanimi, eesnimi, isanimi, alalise elukoha aadress ja kontaktandmed.
2. samm
Saatja andmete vastas paremale kirjutage adressaadi andmed: organisatsiooni nimi, postiaadress, ametikoht ja perekonnanimi, eesnimi, isiku nimi, kellele see kinnituskiri tuleks isiklikult kätte toimetada.
3. samm
Vasakul all näidake dokumendi koostamise kuupäev ja selle seerianumber. Järgmisena kirjutage keskele kirja nimi, mis peaks kajastama selle olemust ja küsimuse sisu. Näiteks "Seminari kutse kättesaamise kinnitus".
4. samm
Järgmisena kirjutage kirja tekst ise. Ta peaks olema ülevaatlik, konkreetne, ilma tarbetute sõnade ja emotsioonideta. Teie eesmärk on lihtsalt adressaadile selgeks teha, et tema ettepanek kas aktsepteeritakse või seda lihtsalt ei eirata. Te ei pea oma kirjaga ettepanekuga nõustuma, kuid võite näidata üles tähelepanu ja lugupidamist, isegi kui te millestki keeldute, on kõige olulisem tagasilöök suhte säilitamiseks. Võite lihtsalt kinnitada ürituse kutse kättesaamist või selle või selle teabe kättesaamist. Kirja tekstis pöörduge adressaadi poole nime ja isanime järgi.
5. samm
Kiri tuleb printida kahes eksemplaris ja organisatsiooni juht või saatja allkirjastada, kui tal on selleks õigus. Üks eksemplar jääb teile, teine saadetakse adressaadile.
