Töö käigus peavad organisatsioonide juhid arvestust pidama. See hõlmab personali-, raamatupidamis- ja maksuarvestust. On lihtne mõista, et see eeldab küllaltki suurt väärtpaberite mahtu ja vastavalt ka teavet. Segaduste vältimiseks andmetes on vaja dokumentatsiooni hooldus õigesti planeerida.
Juhised
Samm 1
Kui organisatsioon on suur, on soovitatav palgata töötaja igale saidile. Oletame, et personalidokumentide fikseerimiseks on vaja ühte töötajat, raamatupidamiseks on vaja teist või isegi mitu. Ametijuhendis märkige selgelt iga teie riigis töötava inimese vastutus. Esiteks lisage klausel arvestuse pidamise kohta.
2. samm
Kui soovite raha kokku hoida, võite dokumentatsiooni ise hoida. Personaliarvestuse jaoks ostke mitu kausta ja märkmik. Dokumentide rühmitamiseks on vaja kaustu. Näiteks saate teha kausta töötajatele, kes praegu organisatsioonis töötavad; arhiivi jaoks on vaja veel ühte kausta. Teabe leidmise hõlbustamiseks kirjutage andmed märkmikusse. Oletame, et nad palkasid töötaja. Märkmikusse kirjutage tema kohta lühike teave, märkige ka kaust, kust leiate üksikasjalikumaid andmeid.
3. samm
Jälgige kindlasti ajakohastatud dokumente. Iga töötaja jaoks peate välja andma isikliku kaardi, siia sisestama kogu teabe töö kohta. Näiteks töötaja läks puhkusele, kirjutage see teave kaardile. Samuti peate igakuiselt täitma töögraafiku.
4. samm
Raamatupidamine on keerulisem ja aeganõudvam. Selle läbiviimiseks vajate eriteadmisi. Jälgige kindlasti muudatusi seadusandluses. Dokumendid peavad olema kaustades ("Lepingud", "Pank", "Kassaraamat", "Arved väljastatud", "Saadud arved", "Ettemaksearuanded" jne). Kõik dokumendid tuleks korraldada kronoloogilises järjekorras. Mõni arhiiv tuleb nummerdada, õmmelda ja kinnitada pitseri ja allkirjaga. Selliste dokumentide hulka kuuluvad kassaraamat, müügiraamat, ostud ja muud.
