Koosolekul, koosolekul või koosolekul tehtud olulised otsused tuleks protokollida, et neid saaks täita. Selleks on kõigepealt vaja protokoll õigesti koostada, pöörates suurt tähelepanu nii dokumendi vormile kui ka sisule. Vaatamata ühe vormi puudumisele on siin mõned eripärad.
Juhised
Samm 1
Valmistage ette A4 formaadis paberilehed või ettevõtte kirjaplangid (sisedokumentide jaoks). See säästab teid täielike üksikasjade käsitsi sisestamisest (organisatsiooni nimi, aadress jne). Kirjutage lehe ülemisse keskossa kohe nimi "Protokollid" ja kirjeldage selle all väiksemas kirjas lühidalt koosoleku põhiteemat. Märkige sündmuse kuupäev ja asukoht. Alustage nüüd kohustusliku sissejuhatava osa täitmist, mis käsitleb koosolekul osalejate loendit, kes on otseselt seotud üldiste otsuste langetamisega.
2. samm
Kirjutage alguses perekonnanimi, eesnimi, isanimi ja juhi (koosoleku juhataja) ametikoht. Nimetage samas vormingus sekretäri andmed, kes koostab koosoleku protokolli. Edasi loetlege jaotises "Osalenud" kõik koosolekul osalenud (täielik nimi, ametikoht). Suure arvu osalejate korral, kelle loetelu lehele ei mahu, märkige nende koguarv, lisades täieliku nimekirja eraldi dokumendile. Ärge unustage protokolli lõpus jaotises "Lisa" sellele linki teha. Pange protokolli järgmise plokina jaotis „Päevakord“. Siin, nummerdatud loendis, loetlege kõik selle koosoleku probleemid.
3. samm
Täitke protokolli sisu rangelt päevakorras määratud järjekorras. Iga lõik peaks sisaldama kolme osa. Esimeses neist ("Kuulatud") andke aruannete tekstid ja märkige kindlasti kõnelejate nimed ja initsiaalid ning ka nende positsioonid. Jaotises „Kõlarid” märkige sarnases vormis teised koosolekul osalejad, kes arutelu ajal sõna võtsid. Järgmises jaotises pealkirjaga „Otsustatud“loetlege istungil tehtud otsused, märkige „vastu“, „poolt“või „erapooletu“antud häälte arv. Järgmisena asetage koosoleku juhataja ja sekretäri allkirjad.
