Konverentse korraldavad ettevõtted soovivad saavutada erinevaid eesmärke. Mõne jaoks on see peamine äriprotsess, keegi positsioneerib end tööstusjuhina ja konverents võib talle selle staatuse tagada. Mõni peab konverentsi ettevõtte traditsiooni oluliseks osaks. Samal ajal ei taha ükski korraldaja ise oma konverentsi rikkuda, samuti lasta sellel toimuda igavas õhkkonnas ja koguda väike arv osalejaid.
Juhised
Samm 1
Pange konverentsi visioon ja kontseptsioon paberile kirja. Koostamiseks kutsena koostage sündmuse lühikirjeldus.
2. samm
Moodustage korralduskomitee, milles peaksid kajastuma järgmised valdkonnad: haldus (valige korralduskomitee juht), programm, reklaam, turundus, koostöö partneritega, organisatsioonilised küsimused, logistika ja rahandus, müük ja koostöö osalejatega.
3. samm
Valmistage ette dokument, mis näitab selgelt, mis ajaks on teatud tulemusi võimalik saavutada. Samuti peaks see dokument kajastama, millistes suundades need tulemused tuleks saavutada.
4. samm
Koostage nimekiri soovitavatest esinejatest ja saate põhimõttelise nõusoleku.
5. samm
Töötage oma partnerite jaoks välja olekud. Loetlege kõik potentsiaalsed partnerid ja saate põhimõttelise nõusoleku.
6. samm
Koostage nimekiri potentsiaalsetest osalejatest ja hakake kutseid saatma.
7. samm
Leidke konverentsisaal.
8. samm
Viige läbi kohtumine isikuga, kes vastutab registreerimise eest.
9. samm
Kirjutage pressiteade (konkreetne infosõnum, mis sisaldab uudiseid selle organisatsiooni kohta, nimetades ekspertide kaasosalisi, partnereid, asukohta).
10. samm
Valmistage ette bännerid, videod, intervjuud, mallid esitluste jaoks, helisalvestised, et saaksite neid hiljem Internetis avatud ressurssidele postitada.
11. samm
Saatke registreeritud osalejatele kord kahe nädala jooksul uudiskiri, mis sisaldab asjakohast teavet selle kohta, kui palju programmi on ekspertidega täiendatud ja milliseid muudatusi või uusi sündmusi on toimunud. Andke inimestele võimalus jälgida ürituse ettevalmistusi, kutsuge teisi huvilisi partneriteks, paluge neil levitada oma teavet eelseisva ürituse kohta.
