Enamikul organisatsioonidel on dokumente säilitatud aastakümneid. Väärtpaberite eksimise või kortsumise vältimiseks viilige need plast- või kiudplaadikaustadesse. Enne seda määrake kindlasti igale lepingule oma number. See hõlbustab selle vajadusel leidmist.
Juhised
Samm 1
Õige lepingu hõlpsaks leidmiseks tehke raamatupidamisraamat. Võtke paks ruutu märkmik. Nummerdage esimene leht. Andke väärtpaberile number ja kirjutage see sellesse ajakirja. Number võib koosneda ainult numbritest, näiteks 345. Või omada tähti - 123-ID. Lisaks sellele sisestage lepingu sõlmimise kuupäev. Ajakirja rida peaks välja nägema selline: 1. 23.03.2011 sõlmitud leping nr 345-Id. Märkustes märkige tehingu olemus, kui dokumentide korporatiivne stiil seda nõuab.
2. samm
Kui organisatsioonis on rohkem kui üks juriidiline isik, koostage nende jaoks oma lepingupäevik. Kasutage tähistamiseks tavapäraseid sümboleid. Näiteks kirjutage LLC "Three Bears" dokumendid üles kui 456-TM. Ja märkige lepingud OJSC "Hunt ja Punamütsike" 876-VKSH-lt. Numbrid peaksid märkmikutes olema järjestuses, et segadust ei tekiks.
3. samm
Isegi kui ettevõtte iga divisjon tegeleb dokumentide vormistamise ja kinnitamisega, peaks lepingute raamatupidamise kohta olema üks raamat. Vastasel juhul korratakse dokumentide numbreid, mis toovad ettevõtte tegevusse ebakõla. Tehke sekretärile või büroojuhile ülesandeks seda ajakirja pidada. Ärge andke töötajatele pitserit ega allkirja tegevjuhiga enne, kui sellele on määratud identifitseerimisnumber.
