Konverentsi korraldamine nõuab hoolikat ettevalmistust. Jagades selle protsessi etappideks, saate minimeerida tööjõukulusid sündmuse kõrgel tasemel.
Vajalik
Interneti-juurdepääsu ja linna abiprogrammidega arvuti, telefon
Juhised
Samm 1
Otsustage konverentsi teema, võimalike osalejate arv, ajastus ja õppejõud. Läbirääkimised lektoritega, et saada nõusolek kõnelemiseks.
2. samm
Lähtudes teemast ja kavandatud osalejate arvust, on vaja valida konverentsikohtade valikud. Need võivad olla kultuurimajad, hotellide konverentsisaalid, restoranid, puhkekeskused ja palju muud. Valik viiakse läbi Internetis ja erinevates linnakataloogides otsimise teel, saadud andmete põhjal moodustatakse potentsiaalsete kohtade tabel, kus on ära toodud nimi, aadress, telefoninumber, kohtade arv, hind ja kättesaadavus vajalik varustus (näiteks projektor, ekraan, mikrofon).
3. samm
Helistage saadud potentsiaalsete kohtade andmebaasi ja täpsustage võimaluse korral soovitud päevadel üüri maksumus, lisateenuste kättesaadavus (näiteks Rootsi laua korraldamine). Selle tulemusena valige koht ja kuupäev.
4. samm
Töötage välja konverentsi jaoks korporatiivne stiil (sümbol, loosung, värvid jne) ja otsustage nõutavate toodete (kaubamärgiga märkmikud, pastakad, kutsed, T-särgid ja palju muud) üle. Tellige üritusele tooteid suveniirifirmadest. Vormi ka kavandatud programm.
5. samm
Saada kutsed potentsiaalsetele osalejatele kirjaplankidel e-posti teel või mittestandardse lahenduse abil kulleri / posti teel (näiteks disainpappil riidest lille kujul lillepoodide konverentsile).
6. samm
Osalejate registreerimine, programmi üksikasjad, abi üleviimisel ja majutuse valimisel (vajadusel). Koostöö alltöövõtjatega Rootsi laua korraldamiseks, pildistamine ja muu.
7. samm
Ürituse eelõhtul kontrollige saali valmisolekut - varustust, suveniire, Rootsi laua korraldamist ja muud.
8. samm
Ürituse ajal on vaja kooskõlastada alltöövõtjate tööd: promootorid, toitlustusteenused, fotograafid ja palju muud.
9. samm
Pärast konverentsi saatke kirjaplankide tänusõnum üritusel osalemise eest, võite küsida tagasisidet.
