Ametlik vastuvõtt on ettevõtete esinduspraktikas üks populaarsemaid ärikohtumiste formaate. Hästi korraldatud külaliste vastuvõtt on suurepärane võimalus luua uusi ja laiendada vanu ärisidemeid partneritega, saada ettevõttele olulist teavet, tugevdada selle mainet, lisada mainele uusi "värve".
Juhised
Samm 1
Vastuvõtu põhjused võivad olla väga erinevad: pühad, oluliste sündmuste tähtpäevad, austatud külalise külastus (või tema ära nägemine), partnerettevõtte delegatsiooni saabumine (või lahkumine), näituse avamine, "saatusliku" allkirjastamine "leping või kokkulepe, informatiivne sündmus, mis nõuab tugikontakte ajakirjanduse esindajatega. See võib olla lihtsalt organisatsiooni tavaline üritus - ilma igasuguse seotuseta ühegi üritusega.
2. samm
Vastuvõtmise ettevalmistamise kava sisaldab:
• sisseastumise vormi (tüübi) valik, • külaliste nimekirja koostamine, • kutsete levitamine, • laudade ääres istumise planeerimine, laudade katmine, menüü koostamine ("söögikordade" korraldamise korral - hommikusöök, lõunasöök, õhtusöök). Sisukomponendi ettevalmistamine on ennekõike: teema kavandamine arvamuste vahetamiseks ja oskuslikult "üles ehitama" koosoleku aktivistide kõnesid-kommentaare, mida vastuvõtu ajal koordineerib saatejuht (ed). Nende eesmärk on muuta sündmus produktiivseks ja huvitavaks kõigile kutsututele.
3. samm
Tehnikad jagunevad tavaliselt järgmisteks:
• päeval ja õhtul;
• istekohtadega (st külalistele eelnevalt määratud kohtadega) ja ilma istekohtadeta;
• ametlik (ametlik) ja mitteametlik (mitteametlik).
4. samm
Pärastlõunased kohtumised on lühikesed kohtumised pärastlõunal. Selliste vastuvõttude jaoks olid nimed kindlalt fikseeritud: "klaas šampust", "klaas veini", "hommikusöök".
Esimesed kaks vormingut on kõige lihtsamad. Istekohti laudades ei kavandata (joogid, suupisted pakuvad kelnerid seisvatele külalistele - reeglina kell 12.00-13.00).
"Hommikusöök" kestab poolteist tundi kuni kaks (tavaliselt ajavahemikus 12.00-15.00). Riietumiskood - vabaaja (kui kutsetes pole täpsustatud teisiti).
5. samm
Õhtused vastuvõtud on pidulikumad. Need on "tee", "kokteil", "puhvet", "lõunasöök", "lõunasöök-puhvet", "tee", "õhtusöök".
"Tee" - vastuvõtt ajavahemikus 16.00-18.00. See on traditsiooniliselt naiste kohtumine, mis kestab 1-1,5 tundi. Lauas serveeritakse maiustusi ja pagaritooteid, puuvilju, mahlasid, vett, magustoitu ja kuiva veini (suupisteid on harva).
"Kokteil" ja "Rootsi laud" (hoitakse püsti) - kohtumine ajavahemikus 17.00–20.00. Kestab 2 tundi. Menüüs on külmad suupisted, saiakesed, puuviljad (mõnikord ka kuumad suupisted). Alkohol kuvatakse laudadele või pakutakse kelnerite poolt klaasidesse. Riietumiskood - nagu on märgitud kutsetes: kas vabaajaülikond või smoking.
"Lõunasöök" korraldatakse kella 20.00-21.00, kestab 2-2,5 tundi. Tema toidud: külmad eelroad, supp, kuum (liha ja kala), magustoit, alkohoolsed joogid (igal toidul on oma). Pärast õhtusööki (kestab tund), kutsutakse külalisi elutuppa, kus neile pakutakse teed või kohvi.
"Õhtusöök" on viimane vastuvõtt. Algus kell 21.00 või hiljem. Selle menüü sarnaneb õhtusöögimenüüga. Nagu ka riietuse vorm - tume ülikond, meestele smokis või frak ja naistele õhtukleit.
"Lõunasöök-puhvet" - vähem ametlik vastuvõtt (tavaliselt korraldatakse pärast filmisaadet või kontserti). Eelroogadega laudu serveeritakse nagu Rootsi lauas. 4-6 inimesele mõeldud laudades istumine on tasuta.
6. samm
Vastuvõtu korraldamisel mõelge kõik läbi kõige väiksemate detailideni. Veenduge, et toa suurus vastaks külaliste arvule. Menüü osas tuleks arvestada külaliste maitset, rahvuslikke ja religioosseid traditsioone (hoolitseda vastavalt vajadusele nii lahjade kui ka taimetoitude valmistamise eest).
