Tootmistegevuse käigus loob iga ettevõte palju dokumente, mida tuleb mõne jaoks säilitada ja mõnikord üsna pikka aega. Selleks on vajalik arhiivi korrastamine.
Juhised
Samm 1
Looge vajalikud tingimused dokumentide arhiivis hoidmiseks. Kõigepealt tuleb ruumi kaitsta päikesevalguse otsese mõju eest, õhuniiskuse tase ei tohi ületada lubatud taset ning samuti peab olema suletud juurdepääs kõrvalistele isikutele.
2. samm
Pange tähele, et vastavalt arhiivi ruumidele esitatavatele nõuetele ei ole selle paigutamine puithoonetes, lagunenud hoonetes, niiskete alustega hoonetes, pööningutel ega keldrites lubatud. Samal ajal peaksid kohandatud hoones mitmesuguste arhiividokumentide hoidmiseks mõeldud ruumid olema eraldatud ülejäänud selles hoones asuvatest ruumidest. Samuti ei ole lubatud arhiivi paigutada hoone ruumidesse, kus asuvad avalikud toitlustusteenused, keemilisi või tuleohtlikke aineid ladustavad organisatsioonid, toidulaod.
3. samm
Leidke organisatsiooni arhiiv dokumentide säilitamiseks kohandatud või spetsiaalselt ehitatud hoonest. Ruum tuleb ohtlikest esemetest eemaldada vastavalt tuleohutusele. Nende hulka kuuluvad näiteks parklad, bensiinijaamad, garaažid. Samuti ei tohiks ettevõtte arhiivi ruumide läheduses olla õhku saastavaid esemeid.
4. samm
Arhiivi korrastamiseks sobiva ruumi valimisel arvestage, et arhiivi tavapäraseks tööks on vaja mitu eraldi ruumi: arhiivihoidla; ruum dokumentide vastuvõtmiseks; ruumid salvestatud dokumentide kasutamiseks; tööruum arhiivitöötajatele.
5. samm
Viige arhiivihoidla labori-, majapidamis- ja tööstuspindadest eemale. Samal ajal pöörake tähelepanu sellele, et sellel pole ühiseid ventilatsioonikanaleid ja see on eraldatud naaberruumidest tulekindlate seinte ja lagede abil, mille tulepüsivuse piir on vähemalt kaks tundi. Samuti on arhiiviruumis reovee- ja veevarustustorude paigaldamine välistatud.
6. samm
Koostage ladustamise korraldamine "Dokumentide säilitamise eeskirjad" ja kinnitage see koos juhiga. Lisaks tuleks juhataja korraldusel määrata isik, kes vastutab arhiivi eest. Samuti luuakse spetsiaalne ekspertkomisjon, mis viib perioodiliselt läbi dokumentide uurimise nende säilitamisaja järgimise osas.
