Isiklik toimik on dokumentide kogu, mis sisaldab teavet töötaja kohta alates töölevõtmise korralduse allkirjastamise hetkest kuni vallandamise korralduse väljastamise kuupäevani. Meie riigis on kohustuslik säilitada isiklikke toimikuid ainult riigiteenistujate jaoks. Enamik ettevõtteid ja organisatsioone eelistab siiski korraldada ja registreerida töötajate andmeid.
Juhised
Samm 1
Isiklik toimik sisaldab töötaja kohta reeglina järgmist teavet: isiklik arvestusleht, haridust tõendavate dokumentide koopiad, töö korralduse ja avalduse koopia, tööleping, selle muudatused ja täiendused, tõendamist tõendavad dokumendid ja täiendõpe ja muud personaliteenistuse jaoks vajalikud dokumendid (abielutunnistuse, sünnitunnistuse, passi, sõjaväetõendi jms koopia).
2. samm
Iga töötaja isiklik toimik koostatakse eraldi kaustas, millel on pappkate - sideaine. See sisaldab rekvisiite: perekonnanimi, nimi, töötaja isanimi, kohtuasja algatamise kuupäev. Pärast töötaja vallandamist suletakse isiklik toimik. Dokumendid tuleb edastada arhiivi.
3. samm
Suletud isiklikud toimikud nummerdatakse, koostatakse juhtumdokumentide sisemine loetelu. Kaustas olevad dokumendid kogutakse kronoloogilises järjekorras - alates töötaja saabumisest kuni vallandamise kuupäevani. Siseinventuur koostatakse samas järjekorras. Inventuuri lehtede numeratsioon on eraldatud isikliku toimiku dokumentide numeratsioonist.
4. samm
Töötajate isiklikud toimikud väljastatakse ainult juhile või teistele isikutele juhi korraldusel, samuti töötajale endale. Isikutoimikusse salvestatud teave on konfidentsiaalne, mis tähendab, et seda ei saa võõrastele avaldada. Isikutoimiku varasemates dokumentides on keelatud muudatusi teha, samuti neid välja võtta.
5. samm
Personaliosakond peab ainult praeguste töötajate arvestust. Vallandatud töötajate dokumendid kantakse arhiivi. Neid hoitakse seal 75 aastat ning juhtide, juhtide, aga ka autasude ja kraadidega isikute isiklikud toimikud on tähtajatu.
