Planeerijad, koosolekud ja koosolekud on töövoo lahutamatu osa. Nende põhiülesanne on teenuseolukordade ühine analüüs. Töökoosolekutel osalejad saavad ja peaksid aktiivselt sõna võtma, üksikasju arutama ja probleemidele lahendusi pakkuma. Selleks, et koosolek oleks tulemuslik, peab vastuvõtja kinni pidama teatud reeglitest.
Vajalik
- - päevakord;
- - koosoleku reeglid;
- - koosoleku protokoll.
Juhised
Samm 1
Õppige efektiivse koosoleku võtmemärke. Neid on vähe: 1. Koosolekul on konkreetne eesmärk; 2. Korraldaja on teinud kõik vajalikud ettevalmistustööd; 3. Koosolekul osalevad ainult huvitatud töötajad, kes on otseselt seotud arutatavate küsimustega; 4. Arutelu ei kaldu põhiteemast kõrvale; 5. Koosoleku tulemusena määrati kindlaks kohesed plaanid ja anti töötajatele konkreetsed juhised. Kõiki neid küsimusi peaks juht isiklikult jälgima, eriti kui organisatsioon ei ole veel moodustanud tõhusate koosolekute pidamise mehhanismi.
2. samm
Sõnasta koosoleku peateema. See peaks olema töötajate jaoks asjakohane ja arusaadav. On väga oluline, et töökoosolekul oleks konkreetne eesmärk: töötada välja ürituse kava, kinnitada otsus, esitada idee jne. Näiteks ei tohiks rääkida globaalsest majanduskriisist, kui teie reklaamibürool on olnud vähem kliente. Sel juhul tuleks koosolek pühendada teenuste valiku laiendamisele ja allahindlussüsteemi muutmisele.
3. samm
Koostage üksikasjalik koosoleku päevakord. Selles näidake põhiteema, küsimused, mida plaanitakse arutada, esinejate nimed, kutsutute koosseis, ürituse kuupäev, kellaaeg ja koht. Iga päevakorrapunkt peaks üksikasjalikult kirjeldama koosoleku peateemat, kajastama selle mõnda aspekti. Küsimusi võib rühmitada kas põhimõtte "lihtsast keerukani" järgi või analüütilises järjekorras - "praegune olukord - selle päritolu - võimalikud lahendused".
4. samm
Lisage päevakorda koosoleku ajaskaala. Selles määrake peaesinejate aeg, kaasettekandjate teavitamine, küsimuste selgitamine ja arutelu. Koostage ka väikeste teenistuskoosolekute ajakavad. See õpetab ennast ja töötajaid väärtustama tööaega, pidama kinni tähtaegadest ning väljendama mõtteid selgelt ja täpselt.
5. samm
Tutvuge töötajatega päevakavaga eelnevalt. Saatke see ettevõtte e-posti teel või jagage kõigile, keda kutsute koosolekule. Paluge kõigil end aruteluks ette valmistada. Rõhutage seda, mida ootate igalt ettepanekus osalejalt tema pädevuse piires.
6. samm
Alustage koosolekut oma lühikese jutuga. Rääkige 3-5 minuti jooksul põhjusest, mis ajendas teid seda koosolekut korraldama, ja tulemusest, mille soovite saavutada. Seejärel tutvustage osalejatele päevakava ja töögraafikut.
7. samm
Juhtige arutelu. Hoidke sõbralikku, kuid konstruktiivset arutelu. Julgustage iga koosoleku osalejat oma arvamust avaldama, pöörduge "vaikiva" poole isikliku küsimusega, mis nõuab üksikasjalikku vastust. Taktiliselt, kuid kindlalt proovitakse vestlust põhiküsimuselt eemale juhtida. Võtke kokku iga küsimuse vahesummad.
8. samm
Koosoleku lõpus väljendage veelkord töötajatele antud otsuseid ja juhiseid. Veenduge, et kõik osalejad mõistaksid oma ülesandeid ja mäletaksid nende tähtaegu. Pange protokolli olulised punktid kirja. Saada selle koopia tellimuste täitmise eest vastutavatele spetsialistidele, samuti vastuvõetud otsuste elluviimisega seotud töötajatele.
