Mõnel ettevõttel on dokumentatsioon aastakümnete jooksul. Et vältida oluliste paberite kortsumist ega kadumist, tuleb need viilida kõvast papist või plastikust kaustadesse. Andke igale lepingule identifitseerimiseks eraldi number.
Juhised
Samm 1
Soovitud lepingu leidmise hõlbustamiseks pidage arvestust. Andke dokumendile number ja sisestage see sellesse ajakirja. Lisaks numbrile sisestage lepingu kuupäev. Ajakirja kanne peaks välja nägema selline: 1. 22.02.2011 sõlmitud leping nr 123TP. Märkustes saate märkida lepingu olemuse, kui dokumentide korporatiivne stiil seda nõuab.
2. samm
Kui ettevõttes on mitu juriidilist isikut, looge igaühele eraldi lepingute raamat. Kasutage oma tähistuses tavapäraseid sümboleid. Näiteks kirjutage Masha ja Bears OJSC lepingud 123MM. Ja märkige ZAO "Kolm põrsakest" väärtpaberid 123TP-ga. Määrake segaduste vältimiseks numbrid.
3. samm
Kui leping on läbinud kõik kooskõlastused, millele on alla kirjutanud mõlema poole peadirektorid, on pitserid pandud, saab selle kausta esitada. Valige kõva kaanega kaustad - need tagavad dokumentide ohutuse. Iga juriidiline isik vajab oma kausta.
4. samm
Enne linasid. Võtke auk ja lööge uued augud. Pange dokument kausta ja kinnitage see spetsiaalsete antennidega. Eraldage üks leping teisest tühja A4-lehega.
5. samm
Lepinguid saate esitada ka muul viisil. Selleks on vaja läbipaistvaid faile. Pange iga dokument eraldi faili ja kinnitage see kausta.
6. samm
Ärge salvestage liiga palju lepinguid ühte kausta - need võivad kortsuda. Kausta peaks olema lihtne sulgeda, üksikud lehed ei tohiks välja jääda.
7. samm
Lepingutega kaustade hoidmiseks pidage kapis eraldi riiulit. Kirjutage kausta aastaarv ja juriidiline isik, kellele dokumendid kuuluvad. See võimaldab teil vajadusel kiiresti õiged paberid leida.
8. samm
Kolme aasta taguste lepingutega kaustu pole alati vaja hoida. Paigutage need pappkarpidesse, allkirjastades aastaarvu ja juriidilise isiku, kelle kohta dokumendid väljastatakse. Saada kastid lattu. Valige ladustamiseks kuiv koht. Niiskus on paberile kahjulik.
