Ükskõik mis liiki organisatsioon organisatsiooniga tegeleb, loob see märkimisväärse hulga dokumente, mida tuleb säilitada. Mida suurem on ettevõte ja laiem tegevusala, seda suurem on kogunenud dokumentide maht. Loomulikult kerkib varem või hiljem küsimus ebaolulise dokumentatsiooni sorteerimisest ja hävitamisest. Jääb kindlaks teha, mida saab hävitada ja mida tuleb veel säilitada.
Juhised
Samm 1
Dokumentatsiooni süstematiseerimiseks tuleb iga ladustamiseks saadud dokumendi jaoks kindlaks määrata ladustamisaeg, mille järel saab dokumendi hävitada ilma organisatsiooni ohustamata.
Kasutage heakskiidetud dokumentide loendit, mille säilitustähtaja määrab Rosarchiv. Peamine dokument, millest sedalaadi dokumentide süstematiseerimisel lähtuda, on "Organisatsioonide tegevuses loodud tüüpiliste haldusdokumentide loetelu, märkides säilitamise aja" (Rosarchiv kinnitas 06.10.2000)
2. samm
Uurige ka osakondade kontrollnimekirju, mida peate kasutama, kui teie organisatsioon kuulub osakondade kvalifikatsiooni alla (näiteks on olemas kontrollnimekirjad sõjaväeosakondade, pangandusosakondade jms jaoks). Enamlevinud organisatsioonitüüpide jaoks on moodustatud ka dokumentide loendid (näiteks aktsiaseltside kohta).
3. samm
Mitmed dokumendid kuuluvad säilitamisele vastavalt nende eripärale, näiteks maksudokumente tuleb säilitada vähemalt 4 aastat ja finantsaruandeid - vähemalt 5 aastat.
4. samm
Loendite kasutamine on dokumentide korrastamiseks kõige mugavam viis, kuna igat tüüpi dokumentide jaoks on selge säilitamisaeg. Kõiki dokumente ei saa siiski loenditesse liigitada. Mõne dokumendi jaoks peaks ladustamisaja määrama organisatsioon ise.
Selleks loob organisatsioon asjakohase korraldusega ekspertkomisjoni, mis uurib regulaarselt dokumentide väärtust, määrates kindlaks säilitamisperioodid ja hävitades dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödas või mida pole vaja. On oluline, et komisjoni kuuluvad inimesed, kes suudavad arvutada dokumendi asjakohasuse ja selle kaotamisest tulenevad tõenäolised riskid.
