Juhiks olemise kunst ei seisne tellimuste kirjutamises, vaid organisatsiooni töötajate oskuslikus motiveerimises, mõttekaaslastest meeskonna moodustamises, ettevõtte probleemide kiires lahendamises ja turu muutustele reageerimises. Kõiki neid ülesandeid saab lahendada, kui koosolekud on õigesti korraldatud.
Juhised
Samm 1
Teavitage personali koosoleku toimumise ajast ja kohast, kui see ei toimu regulaarselt. Saatke mõni päev ette oma uudiskiri, et see meeskonnale üllatuseks ei tuleks. Kirjas teavitage töötajaid teemast, et mitte tekitada kuulujutte ja spekulatsioone, mis võivad areneda absurdini.
2. samm
Paluge töötajatel valmistada ette materjal, mille üle arutate ja mis nõuab kollektiivseid otsuseid. Arendage ja saatke oma töötajatele eelnevalt struktureeritud aruandevorm, mis võimaldab arutelus mitte levida, vaid liikuda edasi arvude ja arvutuste juurde. Lisaks võimaldab tavaline aruandlus võrrelda erinevate osakondade tulemusi ja on täiendavaks motivatsiooniallikaks.
3. samm
Veenduge, et kutsutud on kohal ja võtke punkt kokku. Kui keegi töötajatest hilineb, alustage ilma temata, ärge laske neil, kes hindavad oma ja teie aega, oodata ühte hilinejat.
4. samm
Las kõik räägivad koosoleku teemal. Kui töötajate koosolek on seotud aruandluse või esinemisega, andke igale osakonnale esindaja sõna, kuid ärge laske koosolekul muutuda igavaks jutuvestmiseks. Katkestage kõneleja hoolikalt ja taktitundeliselt ning suunake küsimusi õiges suunas. Samuti ärge lubage konfliktidel tekkida, kui koosolekud muutuvad probleemide lahendamiseks eri osakondade vahel, näiteks raamatupidamine ja müügiosakond, lahendavad isiklikud probleemid iga töötajaga eraldi. Kui kõik on konkreetses küsimuses oma seisukoha väljendanud, sulgege teema ja liikuge edasi koosoleku päevakorra järgmise punkti juurde.
5. samm
Kasutage porgandi ja pulga reeglit. Kiitke osakonna esindajaid, kelle tulemuslikkus ületas teie ootused, noomige hoolikalt neid, kes plaanis seatud eesmärke ei täida. Sellised kohtumised on hea stiimul paremaks tööks ja probleemide lahendamiseks. Kui osakonna töös esineb süsteemne „alahindamine“, kutsuge meeskond seda probleemi arutama ja ühiselt kriisivastaseid otsuseid langetama. Ärge laske end üksikute töötajate vastu avalikult karmilt rääkida, ärge alandage personali.
6. samm
Tehke kokkutuleku kokkuvõte, täpsustage veel kord, millised otsused tehti, millised plaanid pandi. Iga kohalviibija peab mõistma, milliseid tegevusi ja tulemusi temalt oodatakse ning mis aja jooksul peab ta selle lõpule viima. Järgmisel koosolekul kontrollige tellimuste täitmise ja määratud ülesannete lahendamise protsessi.
