Hoolimata asjaolust, et huvide esindamiseks puudub kindel volikirja vorm, tuleb järgida mitmeid kohustuslikke üksikasju ja volikirja koostamise korda.
Üldised üksikasjad
Üks levinumaid nõudeid on volikirja koht. See on kokkuleppe nimi, kusjuures printsipaal annab oma huvide esindamise volitatud isikule üle. Kui käsundisaaja on eraisik, peab volikiri olema notariaalselt kinnitatud. Nõutav rekvisiit on volikirja väljaandmise kuupäev, mis on kirjutatud sõnadega. Samuti on vaja märkida sõnadega volikirja kehtivusaeg.
Volikiri väljaandmise kuupäeva täpsustamata on kehtetu! Kui kehtivusaega pole volikirjas täpsustatud, loetakse see kehtivaks aastaks alates selle väljaandmise kuupäevast!
Peamine ja usaldusisiku üksikasjad
Volitajale - juriidilisele isikule - tuleb volikirjas märkida ka juriidiline ja tegelik aadress, täisnimi, TIN / KPP, teave riikliku registreerimise kohta, perekonnanimi, eesnimi ja juhi isanimi dokumendina, mille alusel on juhil õigus volikirju allkirjastada. Organisatsioonidel on enamasti oma kirjavormi põhjal välja töötatud oma volikirja vorm. See on mugav, kuna kirjaplank sisaldab juba kõiki organisatsiooni vajalikke üksikasju. Kui käsundiandja on eraisik, tuleb märkida printsiibi perekonnanimi, nimi ja isanimi, tema sünniaeg, aadress ja passiandmed. Pärast printsipaali andmete loetlemist märkige volitatud isiku perekonnanimi, nimi ja isanimi, tema elukoht ja passiandmed.
Volikiri kehtib ainult volitatud isiku passi esitamisel!
Volikirjas on nõutavad käsundiandja ja volitatud isiku allkirjad. Juriidilise isiku nimel allkirjastab volikirja asutamisdokumentidega volitatud organisatsiooni juht. Juriidilise isiku väljastatud volikiri peab olema kinnitatud juriidilise isiku pitseriga.
Esindaja volitused
Volikirjas on vaja välja tuua volitatud isiku volituste ulatus - milliseid huve ta esindab ja kus. Kui käsundiandjal on vaja delegeerida huvide esindamine mitmes riigiorganis - näiteks kohtus, maksukontrollis, sotsiaalkindlustusfondis, oksjonitel ja nii edasi, siis antakse volitus esindamiseks igas riigiorganis eraldi.
