Dokumentide utiliseerimine on väga keeruline ja aeganõudev protsess. Reeglina koguneb organisatsioonide arhiivi palju dokumente, mis pärast aegumistähtaja möödumist tuleb utiliseerida, see tähendab hävitada. On väga oluline korrektselt täita kogu dokumentatsioon, mis on seotud arhiivi hävitamisega. Üks põhidokumente on tegu.
Juhised
Samm 1
Esiteks tuleb märkida, et enne dokumentide hävitamist peate need inventeerima, see tähendab, et kontrollige uuesti kõiki kuupäevi, kättesaadavust ja saladust. On dokumente, mis tuleb mitte ainult ära visata, vaid ka põletada (või purustajana hävitada), et ärisaladusi ei avaldataks.
2. samm
Tehke kindlasti utiliseeritavate dokumentide nimekiri. Määrake korraldusega ka isikud, kes kaasatakse ekspertkomisjoni. Nende hulgas tooge välja esimees, kes vastutab dokumentide raamatupidamisosakonda viimise eest.
3. samm
Aegumistähtaja ületanud dokumentide käsutamise akt ise ei ole ühtset vormi. Seetõttu saate selle koostada mis tahes kujul.
4. samm
Esiteks märkige organisatsiooni üksikasjad, need võivad asuda nii paremas ülanurgas kui ka vasakul. Siin näidake organisatsiooni nimi vastavalt asutamisdokumentidele, struktuuriüksus, pangaandmed, aadress ja kontaktid.
5. samm
Pisut paremale paremale, kirjutage “Kinnitan”, allpool märkige juhataja ja lahkuge väljalt tema allkirja ja koostamise kuupäeva all.
6. samm
Allpool keskele kirjutage "Aegunud dokumentide eraldamise ja hävitamise seadus". Pärast seda näidake allpool oleval real alus, see tähendab pea järjekord (järjekord). Seejärel loetlege ekspertkomisjoni isikud, märkides nende nimed ja ametikohad.
7. samm
Seejärel kirjutage umbes nii: "Ekspertkomisjon eraldas (loetelu, inventuur) juhendamisel hävitamiseks dokumendid, mis on aegumistähtaja kaotanud." Järgmisena märkige andmed tabeli kujul, mis peaks sisaldama veerge nagu seerianumber, dokumendi kuupäev, pealkiri, selgitus, dokumentide arv, dokumendi number inventuuris (loend).
8. samm
Pärast tabelit tehke kokkuvõte, see tähendab märkige ringlussevõetavate dokumentide arv. Lisaks peavad aktile alla kirjutama kõik komisjoni liikmed. Ja esimees peab allkirjastama, et dokumendid antakse täielikult ringlusse. Pange lõpuks koostamise kuupäev ja pitseerige kõik organisatsiooni pitseri sinise templiga.
