Ühe ettevõtte erinevate organisatsioonide või divisjonide vahelise ühisprojekti ettevalmistamisel on sageli vaja läbi arutada üksikud üksikasjad ja rakendamise tingimused. Sellisel juhul käivitatakse kooskõlastusmehhanism, mis võimaldab osapoolte huve arvestades töötada välja ühine seisukoht kogu teemade loendi osas. Sellise kirja kujundamisel kehtivad kontoritöö üldised seadused, kuid sellel on mõned iseärasused.
Juhised
Samm 1
Koostage nimekiri küsimustest, milles kokku lepitakse. Reeglina on selliseid tingimusi sisaldav kiri põhilepingu sõlmimisele eelnev iseseisev dokument. Mõnel juhul saab seda kasutada sisedokumendina, mis on vajalik üldlahenduse väljatöötamiseks ja mis nõuab erinevate teenuste (turva-, õigus-, finants-, disaini- jms) abikõlblikkuse kinnitamist. Muudel juhtudel ollakse valmis arutama vastuolulisi küsimusi partnerorganisatsioonidega ühisprojekti töös.
2. samm
Vastaspoolele apellatsioonikirja koostamiseks vajate selle üksikasju ja just tingimusi, mille suhtes kohaldatakse kokkulepet. Alustage kirja, täpsustades paremas ülanurgas adressaadi (partnerorganisatsiooni nimi, ametinimetus, vastutava isiku perekonnanimi ja initsiaalid). Siinkohal teavitage lühidalt kirja teemat "kinnitamisel …". Sellisel juhul ei pea te dokumendi nime kirjutama. Kirja esimene lause on nimeliselt ja isanimeliselt pöördumine isiku poole, kes vastutab nende organisatsiooni juhitud projekti osa arendamise eest. Muidugi unustamata lisada sõna "Kallis". Järgmisena paluge kaaluda kavandatud tingimusi, lisades nende loetelu, ja teha otsus heakskiitmise kohta.
3. samm
Kirja viimases osas teatage tähtaeg, millal on vaja kokkulepe täita ja vajalikud muudatused teha või ettepanek täielikult vastu võtta. Sellele järgneb kirja kuupäev, vastutava isiku allkiri ja sulgudes olev ärakiri.
4. samm
Pange tähele, et heakskiidukiri võib olla kas eellepingu tingimusi tagav põhidokument või sellega kaasnev dokument. Kiri, millele kinnitamisprotokoll või mõni muu loendi või loendi vormis olev dokument lisatakse, peab sisaldama kirjet "Lisa". Selles nimetage lisatud dokumendid (olles need eelnevalt nummerdanud), mille pooled on kokku leppinud.
