Kontoritöö on iga ettevõtte tegevuse oluline osa, mis võimaldab teil pidada arvestust kõigi haldus- ja äridokumentide kohta. Töötaja või terve üksus, kelle tööülesannete hulka kuulub kontoritöö, eksisteerib igas ettevõttes, sõltumata selle omandivormist. Asjatundlikult tarnitud kontoritöö on kogu ettevõtte hästi koordineeritud töö ning selle kiire reageerimise muutused äri- ja turutingimustes.
Milleks on kontoritöö?
Varem või hiljem, pärast tegevuse alustamist, seisab iga ettevõte silmitsi vajadusega korraldada tööd dokumentidega, mis on juhtimise põhivahend, kuna nende abiga viiakse läbi suuniste üleandmine ja juhtimisotsused edastatakse konkreetsele esinejale. Kontoritöö süsteem ettevõttes on loodud dokumentatsiooni standardimise ja ühtsuse tagamiseks, selle raamatupidamise ja säilitamise korraldamiseks, et hõlbustada tööd äridokumentidega. Kontoritöö süsteemi funktsioonid hõlmavad järgmist:
- töövoo pädev korraldamine, tagades dokumentide kiire üleviimise lühimal teel minimaalse ajakulu abil, võimaldades teil õigeaegselt kontrollida mis tahes dokumendi läbimist ja selle täitmist;
- kogu sissetuleva, väljamineva ja sisemise dokumentatsiooni registreerimise ja arvestuse automatiseeritud süsteem;
- dokumentide arhiveerimine, mis võimaldab neid vastavalt ametlikele kriteeriumidele süstematiseerida ja vormistada juhtumiteks;
- juhtumite nomenklatuuri loomine - koodide süsteem vastavalt kohtuasjade päiste loenditele, hõlbustades nende süstematiseerimist ja seaduste või tööstuse määrustega kehtestatud arhiivide säilitamisperioodide määramist.
Kui kõik need dokumendivooga töötamise funktsioonid ettevõttes on rakendatud, võime öelda, et kontoritöösüsteem on silutud ja töötab vastavalt vajadusele.
Organisatsioonilised ja õiguslikud aspektid
Igasugust ettevõtte üksikasju sisaldavat dokumenti loetakse äridokumendiks ja seetõttu määratakse selle jaoks õiguslikud tagajärjed, st. seda dokumenti saab juba tekkinud konfliktide ja vastuolude lahendamisel kohtus esitada. Seetõttu peaks kontoritöö toimuma regulatiivsete dokumentide - spetsiaalselt väljatöötatud juhiste, õigusteenistuse kontrollitud ja ettevõtte juhi kinnitatud - alusel. See juhend ei ole mitte ainult käsiraamat, vaid ka täitmiseks kohustuslik dokument, mistõttu tuleb kõigile huvitatud isikutele allkirja vastu tutvuda.
Dokumentide vormid, mille kohaselt ettevõte oma tegevust teostab, peavad olema ühtlustatud. Vormidele märgitavate detailide koostis määratakse vastavalt standardile GOST R 6.30-2003 „Ühtsed dokumendisüsteemid. Organiseeritud ja haldusdokumentide ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele . Sama standard kehtestab ka nõuded äri- ja haldusdokumentatsiooni kavandamisele.
