Etikett on mitmetahuline mõiste, ühiskonnas, lauas või avalikes kohtades kehtivad käitumisreeglid. On olemas ka selline asi nagu ärietikett, eriti äri kirjutamise etikett. Ettevõtte maine sõltub suuresti sellest, kuidas toimub kirjavahetus klientide, töötajate ja partneritega.
Ärikirjavahetuse üldreeglid
Kirjalik kõne erineb suulisest, eriti ärikirjavahetusest. Kaasaegne reaalsus on selline, et kirjutamine tähendab üha enam e-kirja, mitte paberkandjal sõnumit.
Kui tegemist on äriläbirääkimistega partneritega, siis ärimudelitega seotud sõnumite kohta on e-post parim viis teabe edastamiseks. Kutse-, tänu- või õnnitluskirjade kirjutamine toimub aga paberil.
Hea tava kohaselt kasutatakse kvaliteetset paberit ja eelistatavalt organisatsiooni logoga kirjaplanke. Tähtsamad kirjad või kutsed eriüritustele on parem kätte toimetada kulleri või tähitud kirjaga. Sõnum ilusal kvaliteetsel paberil näeb välja kindel ja tõstab ettevõtte reitingut.
Ärikirjavahetuses on oluline sõnumi korrektsus, kirjaoskus ja täpsus. Liigne emotsionaalsus, tuttavlikkus, solvavad märkused, samuti esitluse pikkus ja ebaselgus pole lubatud.
Tähtis on tekst struktureerida, rõhumärgid ja kirjavahemärgid õigesti paigutada, nii et adressaadil oleks väga selge, milles täht täpselt seisneb.
Mis puutub suhtlusstiili, siis on parem vältida kirevaid fraase, keerukaid mitmetasandilisi lauseid ja tarbetuid sõnu. Ärikirjavahetuses on erialaste klišeede rohkus lubatud.
Selguse huvides saate tekstile lisada diagramme, skeeme või tabeleid.
Ärikirjavahetuses on vastuvõetamatu kasutada emotikone ja pilte. Enne saatmist kontrollige kindlasti, kas tekstis pole vigu ja kirjavigu.
Ärikirja kujundamise reeglid
Hästi kirjutatud ärikiri peab olema selge struktuuriga. Ühtset standardit pole, kuid on olemas üldised disainireeglid.
Ärikiri koosneb päisest, tervitusest, sisust (alus), hüvastijätust, allkirjast ja saatva organisatsiooni üksikasjadest.
Kirja "päis" sisaldab tavaliselt organisatsiooni nime, logo, aadressi ja suhtluskontakte (telefon, e-post, faks).
Samuti saab päises kirjutada ettevõtte tegevuse tüübi ja juhtide nimed.
Kork on kõige sagedamini trükitud lehe keskele, mõnikord on see lubatud asuda ülanurgas.
Mainekal ettevõttel peaks olema oma kirjaplank. Samuti peaksid e-kirjad olema vormidega, see annab organisatsioonile kindluse.
Tervitusosas saate kirjutada "Tere pärastlõunal" või "Tere", kui sõnum ei ole range inimestevahelise iseloomuga. Selges ärikirjas, teates või muus äridokumentatsioonis on otstarbekam pöörduda adressaadi poole kohe nime ja isanime järgi.
Ärikirjavahetuses on kõige olulisem kirja peamine sisu - alus.
Sellel osal on suurim teabekoormus, just selles avaldub kaebuse eesmärk.
Pöördumiseks võib olla mitu põhjust, vastavalt peaks iga aspekti esitamine algama eraldi lõiguga. Kirjade põhiosa struktureerimine on vajalik teemade eristamiseks ja teabe paremaks mõistmiseks.
Lõikude näited hõlmavad järgmisi fraase: "me palume teid", "teavitage", "pakkuge tasu eest" ja teisi.
Tasub meeles pidada, et aspektide sees on ka struktuur.
Ärikirja saatja peab põhjendama päringu asjakohasust, avalikustama selle peamise sisu ja positiivse vastuse korral kirjeldama oodatavat tulemust.
Otsekõne valemeid kasutatakse ärikirjades harva. Viimase lause peamine eesmärk on väljendada austust adressaadi vastu ja tavapärast austust viisakuse vastu. Näited lõpulausetest: "parimad soovid", "parimate soovidega", "tänan teid ette vastuse eest" ja teised.
Kirja lõpus peab olema isiklik allkiri. Tavaliselt märgitakse saatja perekonnanimi, initsiaalid ja ametikoht ning kontakttelefoninumbrid.
Suured ettevõtted kasutavad elektroonilisi allkirju. See on spetsiaalne tekstiallkirjaga fail, mis kinnitatakse automaatselt iga tähe lõppu. Elektrooniline allkiri ei tohi olla pikem kui viis kuni kuus rida ja ületada seitsekümmend tähemärki.
See disainistruktuur kehtib ka reklaamikirjade, kaaskirjade ja tänukirjade, samuti teadete, avalduste, nõuete ja hoiatuste kohta.
Suure hulga teabe saatmisel kirjutatakse kirja sisusse lühike tugi ja põhipakett koostatakse eraldi manusena. Kui manus "kaalub" palju, peaksite saajat selle eest hoiatama postikirja kaaskirjas.
Ärikirjale vastamine
Vastavalt ärietiketi reeglitele ei tohiks kirjale vastamisega viivitada kauem kui kaks kuni kolm päeva. Kui mitmel objektiivsel põhjusel on vastamiseks vaja pikemat aega, teavitage sellest saatjat, seda peetakse heaks vormiks ja see lisab ettevõttele usaldusväärsust.
Pidage meeles peamist - peate vastama kõigile ettevõtte meilidele, välja arvatud ilmne rämpspost.
Ärikirjadele vastamisel kasutatakse sageli tavalisi kõnevalemeid:
- "Meil on kahju teid teavitada …";
- "Tänan sind …";
- "Kutsume teid rõõmuga …";
- "Me tuletame teile meelde …";
- "Vastavalt teie soovile teavitame …" ja teisi.
Mugavuse huvides saate luua eraldi faili, millel on sarnased kõnemustrid. Toorikute poole pöördudes hõlbustate ja kiirendate ärikirjade kirjutamist oluliselt.
Kui kiri on oluline ja peate kindlasti teadma, et see on adressaadile kätte toimetatud, tellige kättetoimetamine kulleriga või väljastage tähitud kiri (Venemaa post). E-postil on funktsioon "Vastuvõetud teade", mis saadab teile automaatselt kinnituse, et teie sõnumit on vaadatud.
Kui kirjale vastust ei tule, saate vastavalt etiketile helistada lisakõne, et kirjavahetusega olukord selgeks saada.
Ärikirjavahetuse tüübid
Esialgu on ärikirjavahetust kahte tüüpi: sisemist ja välist. Väline kirjavahetus on kirjavahetus, mis saadetakse kolmandale isikule, samas kui sisemist kirjavahetust kasutatakse ühe ettevõtte piires.
Ärikirjad jagunevad vastavalt sihtotstarbele: rakendused, infolehed, reklaamid, päringud, soovitused, ettepanekud, meeldetuletused, pretensioonid, kutsed ja muud.
Kiri - sõnum sisaldab teavet, mida adressaat vajab kõigi ülesannete täitmiseks ühise eesmärgi raames. Selline teave on asjakohane ja oluline nii saajale kui ka saatjale.
Rakendus - ärikirjavahetuse tüüp, mis hõlmab päringu saatmist teabe või teenuste saamiseks. Näiteks üritusel osalemise avaldus.
Taotlus - kirjalik taotlus huvipakkuva teabe saamiseks. Taotlus võib olla ametlik ja siduv.
Pakkumiskiri pakub tavaliselt koostööd või konkreetseid teenuseid ja ärilisi ettepanekuid. Tavaliselt saadetakse selliseid kirju mitmele aadressile korraga, kasutada saab masspostitust.
Kutse - koosoleku või galaürituse individuaalne kutsekiri. Sellise kirjavahetuse kujundamisel on lubatud kasutada spetsiaalseid pühade vorme või postkaarte. Peamine on selgelt sõnastada sündmuse nimi, aadress, kohtumise aeg ja koht.
Meeldetuletuskiri on teade mis tahes kohustuste täitmise kohta: võla tagasimaksmine, aruande esitamine, koosoleku meeldetuletus ja muud.
Kui üks osapooltest ei täitnud lepingutingimusi või rikkus kokkulepet, saab kannatanu esitada nõude. Kirja eripära - nõuded - on rikutud tingimuste üksikasjaliku kirjelduse olemasolu, teave kahju hindamise, kahjude hüvitamise nõuete või tuvastatud rikkumise kõrvaldamise kohta. Sageli täiendavad seda kirjavahetust dokumentide koopiad, fotod ja vastuvõtutunnistused.
Soovituskirjades hinnatakse kolmandat isikut või ettevõtet ja esitatakse nende omadused. Sellised sõnumid on kõige sagedamini levinud uuele kohale kandideerimisel.
Ettevõtte e-posti funktsioonid
Tänapäeval saadetakse suur osa ärikirjadest e-posti teel, seega sõnastavad ärietiketi reeglid ka nõuded elektroonilise ärisuhtluse läbiviimiseks.
Lugege saatja aadress hoolikalt läbi. Teid peaks hoiatama sõnumitega, millel on sarnane postkasti aadress: "cupercat" või "mini-bikini". Lisaks tavalisele rämpspostile võivad sellelt aadressilt pärinevad sõnumid sisaldada viirusi.
Hoidke oma teemarida alati lühike ja täpne.
Etikett võimaldab tsiteerida algset sõnumit, nii et adressaat saab kohe aru, mis on kaalul.
Lisas on lubatud kinnitada täiendavaid materjale.
Etiketi reeglite tundmine ja rakendamine ärikommunikatsiooni valdkonnas aitab saatjal teenida hea maine ja meelitada uusi partnereid.
