Töötaja isiklik toimik on teave, mis kajastab kõiki töötaja ja organisatsiooni vahelisi suhteid. Selle moodustab (hooldab ja vormistab) personaliorgan või spetsiaalselt selleks volitatud ametnik. On vaja koostada isiklik toimik vastavalt kehtivatele arvestuse pidamise reeglitele.
Vajalik
- Kaust "Isiklik fail";
- Töötaja dokumendid (või nende koopiad);
- Pliiats;
- Aukude augustaja.
Juhised
Samm 1
Isiklik toimik alustatakse pärast töötaja ametikohale nimetamise korralduse avaldamist.
2. samm
Isiklik toimik sisaldab: dokumentide sisemist inventuuri; küsimustik ja isiklik leht personaliarvestuses; kokkuvõte;
haridusdokumentide (ja kõigi kvalifikatsioonitunnistuste) koopiad; isikutunnistused; tõendid ja muud dokumendid, mis kinnitavad muudatusi töötaja isikuandmetes (abielutunnistuse, TIN-i, kindlustussertifikaadi, laste sünnitunnistuste koopiad); vastutusleping; kõigi ametisse nimetamise, üleviimise, soodustuste, lähetuste, puhkuste jms tellimuste koopiad; tööleping (leping); uuesti sertifitseerimise andmed; omadused.
Kõik need dokumendid (või nende koopiad) tuleb esitada ühes kaustas.
3. samm
Sisemises inventuuris on vaja loetleda kõik dokumendid, mis esitatakse isiklikus toimikus. Dokumendid esitatakse kronoloogilises järjekorras, kui need kättesaadavaks saavad. Sisemise inventuuri veerus "Märkus" on märgitud, et dokumendid võetakse tagasi või originaalid asendatakse koopiatega. Sisemisele inventuurile kirjutab alla selle koostanud töötaja, märkides perekonnanime, nime, isanime ja koostamise kuupäeva.
4. samm
Isikutoimikusse sisestatud kanded kirjutatakse mustvalge, sinise või lillaga täitesulepea või pastapliiatsiga.
5. samm
Töötaja isikliku toimiku ja tema sisemise inventuuri lehed nummerdatakse eraldi.
6. samm
Isikliku toimiku sulgemisel peate esitama avalduse ja korralduse töötaja vallandada.
7. samm
Nad hoiavad isiklikke toimikuid organisatsiooni või ettevõtte seifis. Need antakse välja isiklikuks kasutamiseks ainult teatud kategooria töötajatele, kellel on juurdepääs personaliinfole.
8. samm
Vallandatud töötajate isiklikud toimikud edastatakse arhiivimällu 75 aastaks. Ettevõtte juhtide isiklikke toimikuid hoitakse alaliselt.
