Notariaalselt tõestatud koopial on originaali õiguslik jõud, kuid mitte alati. Näiteks ei võta paljud asutused isegi passi ja volikirja koopiat vastu, sest nad ei saa originaali asendada. Ja kõiki koopiaid ei saa notar kinnitada.
Iga isik saab notari juures koopia kinnitada, kui tal on isikutunnistus (pass või muu dokument). Eraisik ja juriidiline isik võivad taotleda, kuid nõuded koopiatele, mida nad soovivad kinnitada, on erinevad.
Üksikisiku dokumendi koopia peab sisaldama passi andmeid ja aadressi registreerimise kohas.
Juriidilise isiku dokumentide koopia peab sisaldama kõiki vajalikke üksikasju: number, kuupäev, pitser, ametniku allkiri jne.
Notar kinnitab koopia ainult juhul, kui kliendil on originaaldokument. Veelgi enam, kui originaal sisaldab parandusi (järelsõnad, kustutused), keeldutakse sertifitseerimisest.
Selleks, et teada saada, kas konkreetse dokumendi koopia on õiguslikult siduv, peate eelnevalt konsulteerima juristi ja notariga, kirjeldades olukorda, kus klient soovib koopiat kasutada. Olukorrast muutub palju: näiteks kohtus ei pruugi isegi notariaalselt kinnitatud koopia tõenditena olla piisav. Või võib-olla piisavalt - see sõltub kaalutletavast juhtumist. Sellistes asjades on liiga palju nüansse ja ilma advokaadi abita ei saa.
Siiski on vaja teada, milliseid dokumente on notaril õigus kinnitada ja milliseid mitte.
Mida saab kindel olla
Notariaalse templita koopiaid peetakse enamasti kehtetuks. Õnneks on dokumentide loetelu, mille koopiad peavad olema sertifitseeritud, lai. Need sisaldavad:
- isiklikud dokumendid, mis kinnitavad perekonnaseisu - need on sünnitunnistused, abielu, lahutus, surm;
- isikut tõendavad dokumendid - sama pass;
- kviitungid ja võlakirjad;
- juriidiliste isikute dokumendid: põhikiri, litsentsid, tunnistused, registreerimistunnistused, finantsdokumendid jne;
- autoriõiguse kaitset vajavad dokumendid: käsikirjad, diplomi- või kursusetööd, teadusartiklid;
- töö ajalugu;
- kohtulahendid;
- annetus- ja müügilepingud;
- sertifikaadid, kviitungid;
- abielulepingud.
Tegelikult on nimekiri väga pikk ja suurema osa dokumentidest kinnitab notar. Peate lihtsalt välja selgitama, kas see koopia kehtib kliendi faili originaalina.
Mida ei saa kindlustada
Notar keeldub dokumendi koopia kinnitamisest, kui:
- originaalis on ligikaudseid parandusi;
- originaal kirjutati pliiatsiga või millegagi, mida on lihtne kustutada;
- originaalil ei ole dokumendi kogu tekst ega selle osa loetavalt kirjutatud;
- originaal on füüsiliselt kahjustatud;
- originaallehed pole köidetud, seerianumbreid pole;
- originaali ei legaliseeritud.
