Üldkoosolekul tehtud otsused fikseeritakse loomulikult protokollis. Kuid nad võetakse täide ainult siis, kui see on õigesti vormistatud. Sellisel juhul esitatakse peamised nõuded dokumendi sisule, mitte vormile. Seetõttu tuleks selle koostamisel erilist tähelepanu pöörata kohustusliku teabe märkimisele. Tähelepanematus võib antud juhul ähvardada vastuvõetud otsuste tunnustamist ebaseaduslikena.
Vajalik
A4 paber
Juhised
Samm 1
Alustamiseks võtke ettevõttesisene paberimajanduseks mõeldud ettevõtte kirjaplank. See lihtsustab teie ülesannet, võimaldades teil organisatsiooni üksikasju käsitsi mitte täita. Kui ei, siis võtke tavalised A4 formaadis kontoripaberilehed ja kirjutage organisatsiooni või kogukonna nimele ja selle esialgsetele andmetele. Järgmisena märkige kohtumise koht ja aeg. Keskendage dokumendi pealkiri "Protokoll" ja kohe selle alla, kirjeldage lühidalt koosoleku teemat.
2. samm
Alustage dokumendi sissejuhatavat osa, täpsustades valitud koosoleku juhataja ja sekretäri. Seejärel esitage ärakiri oma täisnimest ja ametinimetusest. Samamoodi loetlege ülejäänud koosolekul osalejad sõna „Osale” järele. Kui inimesi on palju, märkige siin nende arv ja lisage link rakendusele, kuhu nad kantakse. Sissejuhatava osa viimane lõik on päevakord. Siia kirjutage järjekorras kõik küsimused, mis sellel koosolekul kaalumiseks esitatakse.
3. samm
Koostage protokolli põhiosa vastavalt päevakorrale, järgides teates nende nummerdamise järjekorda. Alustage iga üksuse kirjeldust jaotisega "Kuulatud", kus on kirjas kõnelejate nimed. Jaotises "Kõlarid" esitage oma sõnumite tekstid. Kokkuvõtteks kirjutage vastuvõetud otsused lõikesse "Otsustatud", märkides nende poolt hääletanud "poolt", "vastu" või "erapooletuid" hääletanute arvu.
4. samm
Viimases osas asetage koosoleku juhataja ja protokolli koostanud sekretäri allkirjad. Siinkohal teavitage lisatud üldkoosoleku protokollist, kui protokolli ei koostatud koosoleku ajal, vaid see koostati hiljem.
