Avalike mittefinantsaruannete koostamine on Venemaa sotsiaalselt orienteeritud ettevõtluses suhteliselt uus suundumus. Ettevõtte avalikul aruandel on sisemise aruandlussüsteemiga vähe pistmist ja see erineb põhimõtteliselt raamatupidamisanalüüsist, seetõttu on dokumendi koostamise protsessil oma olulised tunnused.
Ettevõtte teabe läbipaistvus
Avalikud teated tulid kodumaise äri juurde läänest, kus neid kasutati aastakümnete vältel organisatsioonide tegevuses teabe läbipaistvuse loomise mehhanismina. Ameerika Ühendriikides ja Euroopas avaldavad reeglina kõik suured ettevõtted igal aastal säästva arengu aruandeid, milles nad annavad teavet oma töö sotsiaalse komponendi ja keskkonna kaitsmise meetmete kohta.
Enamasti koostavad selliseid aruandeid mitte-kaevandus-, tööstus- ja tootmisettevõtted suurelt turusegmendilt. Dokumentides märgivad nad koos iga-aastaste tootmismahtudega, millist kasu nad on ühiskonnale toonud. Seega koosnevad avalikud aruanded peamiselt organisatsiooni heategevusliku tegevuse tulemustest, keskkonnaalaste õigusaktide järgimisest, osalemisest kodanikuühiskonna arengus ja sotsiaalsete algatuste toetamisest.
Viimaste aastate trend näitab keskmise ja isegi väikeettevõtete huvi suurenemist avalike aruannete koostamise vastu, mis näitab selle mehhanismi kasulikkust ettevõtte eesmärkide saavutamisel. Väikestel turuosalistel on tekkinud arusaam, et teave spordiklubide sponsorluse ja kunstikooli eestkoste kohta, isegi madalate finantskuludega, peab kindlasti avalikuks saama.
Avalike aruannete peamised adressaadid on:
- lai avalikkus - teenuste ja kaupade tarbijad, piirkonna elanikkond, kus ettevõte tegutseb;
- äripartnerid - ettevõtte asutajad, juhatuse liikmed, klienditeeninduse esindajad, töövõtjad ja isegi konkureerivad organisatsioonid;
- massimeedia;
- ettevõtte töötajad.
Avalik aruanne on paljude huvigruppide jaoks kohandatud dokument, mis mõjutab kirjutamisstiili, graafilist kujundust ja esitatava teabe valikut.
Teabe valik
Avaliku aruandluse jaoks teabe kogumine käib. Parim variant on eraldada selle töö tegemiseks eraldi personaliüksus. Sellisel juhul peaksid töötaja kohustused hõlmama teabe süstemaatilist kogumist ettevõtte kõikidest struktuuriüksustest vastavalt kontrollitud kriteeriumidele.
Sellised infoblokid peaksid sisaldama kogu teavet sotsiaalsete projektide elluviimise kohta, nimelt: kohtumised riigiametnike, tarbijatega, töö kodanike üleskutsetega, heategevusüritused jne.
Nagu aruannete koostamise metoodilistes materjalides sageli märgitakse, sunnib teabe kogumise protsess ettevõtteid vajadusele suurendada heategevuslikku toetust, luua uusi sotsiaalseid projekte, kuulutada välja toetusi jne.
Suurettevõtted ei mõtle avalike aruannete koostamiseks reeglina välja omaenda retsepte, vaid kasutavad GOST ISO 26000 “Sotsiaalse vastutuse juhised”, mis koondab kõik avalike dokumentide loomise põhieesmärgid.
Teabe esitamine
Kvaliteetse avaliku aruande oluline kriteerium on taju kättesaadavus paljudele inimestele. Sellised dokumendid peaksid olema arusaadavad peaaegu kõigile huvitatud isikutele, olema usaldusväärse teabeallikana ega vaja ettevõttele lisateabe saamiseks selgitusi.
Sageli on avalikes aruannetes palju graafikuid, diagramme ja tabeleid, mis lihtsustab teabe esitamist. Fotod on ka oluline osa kvaliteetsest avalikust aruandest.
Praktika näitab, et avaliku aruande kujundus peaks liikuma pigem brošüüri kui dokumentaalse esitluse poole. Kõige sagedamini on avalikul aruandel horisontaalne vorm.
Dokumendi ülesehitus sisaldab tiitellehte, sisu, sissejuhatust, mille võib asendada organisatsiooni juhi tervituskõne, põhiosa, kokkuvõtte ja terminoloogilise sõnastikuga. Tähestikuline register hõlbustab ka dokumendis navigeerimist, kuid pikkuse huvides võib selle ära jätta.
Avaliku aruande levitamine
Trükitud avalik aruanne on mõeldud saatma peamistele adressaatidele - asutajatele ja äripartneritele. Elektroonilises vormis avaldatakse avalik aruanne ametlikul veebisaidil ja saadetakse meedia esindajatele.
Organisatsiooni töötajate teavitamiseks saadetakse organisatsiooni osakondadele avaliku aruande elektrooniline versioon.
