Tohutusloendite koostamise tohutu hulga rakenduste ajastul eelistavad paljud inimesed endiselt selliste ToDo-loendite paberversiooni, kuid reeglina seisavad nad ülesannete õige sõnastamisega seoses silmitsi paljude probleemidega.
Koostades päeva jooksul veel ühe tegevuste loendi, seisavad inimesed silmitsi kahe probleemiga. Esimesel juhul kirjeldavad nad ülesannet väga lühidalt, jättes ära isegi vajalikud üksikasjad. Teisel juhul osutub kirjeldus asjatult üksikasjalikuks, detailidega kuhjuvaks, kuid ülesande põhiolemus põgeneb. Niisiis, kuidas leida tasakaal lühiduse ja tõhusa infosisu vahel?
Kõige lihtsam on ülesanne üles ehitada nii, nagu kirjutaksite seda mitte endale, vaid kellelegi tuttavale. Kirjeldus peaks olema mõistlikult lühike ja arusaadav. Ülesande püstitamisel valdasid meid selle ülesandega seotud mõtted täielikult ja liiga detailse või liiga lühikese kirjelduse tulemusena muutub tähendus meile ligipääsmatuks - unustame ju peaaegu kõik, millele mõtlesime ülesande seadmise aeg. Mõeldes ülesande delegeerimisele, saate selle probleemi lahendada.
Alustage probleemide õige seadistamise harjutamist kohe. Kujutage ette ülesannet, mille peate homme täitma, ja kirjutage see üles, et keegi teine saaks kohe aru, mis on kaalul. Probleemi väide peaks olema selge, ülevaatlik ja sisaldama ainult hädavajalikke üksikasju - kõik muu võib tähelepanuta jätta. Lisaks võimaldab ülesande teatav varieeruvus mitte tunda end seotud jäiga raamistikuga, millel on oluline psühholoogiline roll.
