Kui dokumente on kogunenud liiga palju ja need on ühes hunnikus, võib olla keeruline aru saada, mis millele viitab. Õige dokumendi leidmine on veelgi keerulisem. Selle probleemi lahendamiseks peate oma dokumendid korrastama. Kirjeldatud meetod sobib mitte ainult paberil dokumentide korrastamiseks, vaid ka elektrooniliste dokumentide puhul, muidugi väikeste eeldustega.
Juhised
Samm 1
Dokumentide korrastamine on lihtne, isegi kui neid on liiga palju. Vaadake läbi kõik saadaolevad dokumendid ja koostage kategooriate loend, mille järgi need sorteerite. Tehke kindlaks, kas selles loendis on alamkategooriaid. Näiteks võib lepingute üldkategoorias eristada tarnelepinguid, teenuste osutamist. Tellimuste hulgas tooge esile ettevõtte tegevusega seotud üldised tellimused ja personalitellimused.
2. samm
Kui kategooriate loend on täielik, määrake, kuidas ja kuhu dokumendid paigutate. Leppige juhtkonnaga kontoritarvete (kaustad, failid, värvilised kleebised) ostukulud kokku, sest dokumentide sortimine ja levitamine on meeldivam, kui te ei pea vanade lagunevate kaustade kallal askeldama.
3. samm
Sorteerige saadaolevad dokumendid vastavalt teie koostatud loendile. Asetage need eraldi virnadesse. Vajadusel kirjutage neile pliiatsiga või kleepige kleebis (et sorteerimisprotsessi käigus segadusse ei läheks).
4. samm
Hinnake, kas ühe kategooria (alamkategooria) dokumendid mahuvad kausta, ja esitage need. Parem on korraldada dokumendid vastavalt nende koostamise kuupäevale. Reeglina arhiveeritakse igapäevatöös dokumente nende loomisel, kõige viimased on ülaosas. Juhtumite arhiivi üleviimisel muutub järjestus (ülaosas on kõige varasem dokument, allosas - hiljemalt loomise kuupäevaks).
5. samm
Kui esitate erinevatesse aastatesse kuuluvaid dokumente ühte kausta, eraldage visuaalselt üks aasta teisest värvilise kleebise või suurema lehega. Selliste järjehoidjate abil on soovitud dokumendi leidmine tulevikus palju lihtsam.
6. samm
Järgmise dokumendi jaoks tehke manus.
7. samm
Vajadusel koostage kõigi kaustade register koos dokumentidega, märkides iga kausta sisu, selle loomise kuupäeva ja hoolduse lõppu, ladustamiskohta jne. Paigutage kaustad nii, et neid oleks mugav kasutada ja te ei peaks nendest läbi tonni vanapaberi "läbi murdma".
