Dokumentide töötamise ja ettevalmistamise käigus määratakse oluline roll nende kinnitamisele, mis võib olla sisemine, kus dokumendid kinnitavad organisatsiooni enda osakonnad või välised, mis on seotud dokumentide heakskiitmisega teiste institutsioonide poolt. Juriidiliselt korrektselt kokkulepitud dokument annab õiguse seaduste, normide ja reeglitega ette nähtud toiminguteks. Heakskiitmisprotseduuri läbinud dokumendid pitseeritakse või tembeldatakse.
Juhised
Samm 1
Töötades organisatsiooni töötajana, kelle kohustuste hulka kuulub dokumentide sisemine ja väline kinnitamine, on vaja selget teavet selle kohta, millised ettevõtte osakonnad nende kinnitamise eest vastutavad.
2. samm
Koostage loetelu dokumentidest, mis tuleb kogu tööperioodi jooksul kinnitada. Täpsustage nende kinnitamise eest vastutavaid osakondi. Koostage tabel, kus on ära toodud kohustusliku kinnituse alla kuuluvad dokumendiliigid, selle töö eest vastutavad osakonnad, ametikohad, perekonnanimed, nimed, töötajate isanimed, nende telefonid ja e-posti aadressid.
3. samm
Otsustage kinnitamist vajava dokumendi üle. Koostage plaan, näidates ära oma organisatsiooni osakondadega ühenduse võtmise järjekorra. Töö lõpuleviimise tähtajad leiate dokumendi kinnitamise eest vastutava ettevõtte kõigi osakondade iga töötajaga rääkides.
4. samm
Pöörake hoolikalt tähelepanu dokumendi kinnitamise tingimustele, reageerige kiiresti kõikidele osakonna töötaja poolt tehtud muudatustele. Kui teil on kahtlusi dokumendis tehtud muudatuste suhtes, pidage kindlasti nõu organisatsiooni spetsialistidega, selgitades kõik nüansid. See aitab tulevikus kinnitusaega lühendada ja võimaldab teil dokumendi õigesti vormistada.
5. samm
Organisatsiooni igas osakonnas pannakse pärast heakskiitmismenetluse läbimist dokumendile viisa. See võib olla osakonna tempel või kinnitatud tempel koos töötaja ametikoha, nime ja allkirja märkimisega. Veenduge, et iga dokumenti kinnitamise eest vastutav töötaja allkirjastaks selle õigesti. Vastasel juhul ei kirjuta sellele organisatsiooni juht alla.
6. samm
Viimane link dokumendi kinnitamiseks on ettevõtte juht. Dokument loetakse seaduslikult kokkulepituks ainult siis, kui selle on alla kirjutanud juhtkond, kõigi osakondade töötajad, ettevõtte pitser või tempel.
7. samm
Dokumentide välisel kooskõlastamisel, mis nõuavad nende heakskiitmist erinevate asutuste poolt, vaadake loetelu organisatsioonidest, kuhu peate pöörduma. Siit saate üksikasjalikku teavet osakondade ja nende koordineerimisega seotud töötajate kohta. Helistage neile või saatke e-kiri, täpsustades vajaliku dokumentide loendi. Leppige kokku koosoleku aeg.
8. samm
Koostada dokumentide välise kinnitamisega seotud asutuse töötaja kinnitamise aja ja muudatuste tegemise korraga seotud küsimuste loetelu. Esitage ettenähtud vormis ametlik avaldus, märkides kokku lepitavate dokumentide loetelu. Kontrollige dokumentide kinnitamise ajastust ja nende täitmise õigsust.
