Paljudel organisatsioonidel on dokumentide korraldamisel ja arhiivide loomisel ranged nõuded. On vaja tagada juhtumite ohutus ja isoleerida need uudishimulike silmade eest. Iga ettevõtte ametnik peab suutma faile vilkuma ning tegema seda hoolikalt ja äärmiselt täpselt.
Vajalik
- - Töö kirjeldus
- - kirjatarvete või raamatute köitmise masin
- - nöör või tugev niit
- - õmblusnõel
- - kirjatarvete liim
- - Valge paber
- - käärid
- - Valitseja
- - Pliiats
- - tihend (vajadusel tihendusvaha)
Juhised
Samm 1
Peate juhtumeid vilkuma vastavalt oma ametijuhendile. Igal juhul tehakse seda tööd kõigis ettevõtetes üldpõhimõtete järgi. Esiteks peate järjekorra jaoks iga dokumendi nummerdama. Ärge unustage paberitelt eemaldada kõik kirjaklambrid, metallklambrid ja nööpnõelad.
2. samm
Alustage korpuse õmblemist nii, et lehed oleksid seejärel vabalt loetavad. Selleks tehke dokumentide vasaku veerise keskele neli vertikaalset auku koos kontorikülaga. Aukude vahe peab olema vähemalt kolm sentimeetrit. A-4 dokumentide õmblemiseks ja köitmiseks on mugav kasutada spetsiaalset töölaua masinat. Tema abiga pole vajalike kaustade loomine keeruline - see võib kohe läbi puurida kuni 10 cm paksuse paberivirna.
3. samm
Dokumentide nöörimiseks kasutage spetsiaalset õmblusnõela, samuti panganööri või tugevaid nailonniite. Viimase võimalusena saate tavalisi niite mitu korda kokku voltida. Tavaliselt õmmeldakse dokumente kaks korda järjest, nii et lehed oleksid kindlamalt kinnitatud. See on eriti oluline, kui juhtumit valmistatakse ette igaveseks arhiiviks.
4. samm
Jätke lõnga või lõnga lõdvad otsad umbes 6 cm, need tuleb tõmmata läbi viimase dokumendi valel küljel oleva keskava ja siduda tihedalt sõlme.
5. samm
Liimige sõlm ja niitide otsad ümmarguse (umbes 4 cm läbimõõduga) või ruuduga (4 x 5 cm) vaimuliku liimiga. Joonis tuleb välja lõigata paksust valgest paberist.
6. samm
Asetage tihend nii, et see kattuks osaliselt paberisildiga ja üks serv kattuks klammerdatud korpuse viimase lehega. Selle koha saate täita ka tihendusvahaga.
7. samm
Oodake, kuni liim on täielikult kuivanud. Seejärel märkige toimikus olevate lehtede arv otse pitsati alla ja sisestage ametniku allkiri. Lisage kinnituskiri ja märkige kinnitamise kuupäev. Samuti esitatakse mitmest lehest dokumentide koopiad, samal ajal kui on vaja panna tempel, millel on allkiri, kuupäev ja kiri "Koopia on õige".
8. samm
Ajutise ladustamise ümbris siduge paberkandjal ja alalise arhiivi dokumendid kõvakaanelisena. Märkige õmmeldud ümbrisele tähtajad.
