Ettevõtete majandustegevuse käigus peavad juhid tegema raamatupidamist, mis pole mõeldav ilma esmase dokumentatsiooni koostamiseta. Mõnikord on olukordi, kus töötaja teeb vormide täitmisel vigu.
Juhised
Samm 1
Enne mis tahes originaaldokumendis paranduste tegemist uurige, kas seda saab üldse parandada. On mõningaid vorme, milles parandused on vastuvõetamatud, näiteks panga- või sularahadokumendid. Samuti ei saa te põhidokumentides muudatusi teha.
2. samm
Esmase dokumendi (näiteks saatelehe) paranduste tegemiseks kontrollige korduvat teavet uuesti. Kriipsutage ebausaldusväärsed andmed ühe reaga läbi ja nii oli võimalik valet teavet lugeda.
3. samm
Lisage ebatäpsete andmete kõrvale õige teave. Järgmisena kirjutage "Parandatud (sisesta uus tekst)", sisestage paranduskande kuupäev. Märkige kindlasti muudatused teinud töötaja amet ja andmed (perekonnanimi ja initsiaalid). Lisaks peab ta panema allkirja. Allpool kirjutavad dokumendile uuesti alla muudatuste teinud isikud.
4. samm
Ärge kunagi määrige paranduspliiatsiga ega kustutage ebatäpseid märkmeid. Pidage meeles, et dokument tuleb ette valmistada korralikult ja ilma mustuseta.
5. samm
Kui märkate sularahadokumendis vigu (sularaha kviitung, kviitung või muud), hävitage see vorm. Tühistage ranged aruandlusvormid, see tähendab, et kriipsutage kogu teave suure reaga läbi ja kirjutage siis ülevalt “Tühistatud”. Hoidke selliseid "mittevajalikke" dokumente arhiivis.
6. samm
Muudatuste tegemiseks lepitage need kokku. Näiteks kui märkate arvel valet kannet, arutage muudatuste tegemist selle osapoolega, kellele see dokument saadetakse. Sellisel juhul tehakse muudatusi kahes eksemplaris: ühes teie käes ja vastaspoole eksemplaris. Kinnitage muudatuste sisseviimine organisatsiooni pitseriga.
