Majandustegevuse läbiviimisel kohtub iga organisatsioon valitsusasutusi, muid juriidilisi isikuid, üksikettevõtjaid, kellega suhted luuakse ettevõtte esindajate kaudu.
Juriidilise isiku huve saavad esindada mitte ainult selle töötajad, vaid ka mõni muu organisatsioon või üksikisik. Organisatsiooni nimel tegutsemise volitused vormistatakse volikirjaga. Erandiks on juhid ja muud organisatsiooni juhtivad isikud, kes on selle hartas spetsiaalselt ette nähtud ja kes tegutsevad ilma volikirjata.
Organisatsiooni nimel tegutsemise õiguse volikirja allkirjastab organisatsiooni juht ja see peab olema kinnitatud juriidilise isiku ametliku pitseriga.
Volikirja väljaandmise nõuded on sätestatud Vene Föderatsiooni tsiviilseadustikus. Niisiis peab volikiri sisaldama tingimata selle väljaandmise kuupäeva (numbrites ja sõnades), ettevõtte nime, organisatsiooni TIN / KPP ja OGRN, ametikohta ja juhi täielikku nime.
Kindlasti tuleb märkida esindaja täielik nimi, passi andmed - isik või nimi, TIN / KPP ja OGRN - seaduslik.
Volikirjas tuleks üksikasjalikult kirjeldada esindajale antud volitusi, olenemata sellest, kas tal on õigus oma volitusi delegeerida või mitte.
Vene Föderatsiooni tsiviilkoodeksiga kehtestatud volikirja kehtivusaeg on 1 aasta. Kui on vaja volikirja väljastada lühemaks või pikemaks ajaks, tuleb see selles spetsiaalselt ära märkida.
Volikirja notariaalne kinnitamine on vajalik notariaalse tehingu tegemiseks vajalike volikirjade jaoks, õiguste või tehingute riikliku registreerimise avalduste esitamiseks, tagasivõtmatu volikirja saamiseks. Kõik muud volikirjad võivad olla lihtsas kirjalikus vormis.
