Praegu ei saa ükski tõsiseltvõetav ettevõte hakkama ilma ärikirjavahetuseta, seetõttu on selle oskuste valdamine tänapäeva ühiskonnas äärmiselt oluline. Pealegi pole need oskused vajalikud mitte ainult ettevõtete omanikele, vaid ka tavalistele töötajatele, kes saavad ettevõtte partneritega kirja pidada.
Juhised
Samm 1
Keskenduge kirjavahetuse eesmärgile ja pidage sellest kirjas kinni. Selleks on vaja kõigepealt mõista, et igasugune suhtlus taotleb vestluspartneri või tema veendumuste teavitamise vajadust. Sõltuvalt konkreetsest olukorrast saab rõhuasetuse teisele poole nihutada.
2. samm
Looge vestluskaaslase silmis positiivne äripilt. Mitte mingil juhul ei tohiks seda sammu tähelepanuta jätta ega hooletult käsitleda, sest kujunenud suhtumine kirja saatjasse jääb pärast pealiskaudsetki lugemist pikka aega adressaadi mällu. Kirja äripilti mõjutavad kuus peamist kriteeriumi, näiteks: kirja teema õige valik, kirjale reageerimise aeg, õige isiklik pöördumine, tänulikkuse avaldamine kirja lugemise eest, kirja lõpetamine kirjaga positiivne märkus ja saatja õige allkiri.
3. samm
Kujundage kirjas lojaalse kliendi suhtumine endasse või oma ettevõttesse. Turundajate sõnul tuleb umbes 80% ettevõtte kasumist püsiklientidelt, seega tuleks nende nõudmistesse suhtuda eriti hoolikalt. Püsiklientide lojaalsuse suurendamiseks peaksite kontrollima kirjas kolme järgmist punkti: pöörake tähelepanu kliendi vajadustele, kasutage kirja tekstis adressaadi sõnavara ja järgige adressaadi loogikat. Ainult kliendile lähemale tulles suudab saatja tema soovid täielikult rahuldada.
4. samm
Jagage täht semantilisteks komponentideks. Sellisel juhul kõlab see adressaadile veenvamalt. Selliseid komponente on kolm: teave saatja pakutava kohta, selge sõnum selle kohta, kuidas adressaat sellest kasu saab, ja veenvad argumendid kirja põhipunktide tõestamiseks.
5. samm
Struktureerige laused nii, et need vastaksid selgelt selle keele normidele, milles need on kirjutatud. See õigekirjafunktsioon mõjutab inimese taju teabest. Järjestage lause liikmed konkreetse keele jaoks kõige lihtsamas aktsepteeritud järjekorras. Laused ise peaksid olema lühikesed ja kergesti mõistetavad. Pange lõigude vahele lisaväljad, et lugejal oleks lihtsam teavet mõista.
