Algaja ametniku jaoks võib saabuva kirjavahetuse kujundamine olla tugevuse proovikivi. Niipea kui protsess on jaotatud lihtsateks ja arusaadavateks sammudeks, muutub see tööpäeva silmapaistmatuks osaks.
Juhised
Samm 1
Kõik organisatsiooni laekunud dokumendid tuleb registreerida samal päeval, olenemata sellest, kuidas nad sinna jõudsid (e-posti, kulleri, faksi jne kaudu). E-kirjad tuleb printida, telefonisõnumid salvestada.
2. samm
Päeviku veerus nr 1 on märgitud iga dokumendi kättesaamise kuupäev. Veerg 2 - selle registreerimisnumber. Number määratakse kättesaamise järjekorras, iga kalendriaasta algab ühega. Seejärel kontrollitakse iga tarnitud dokumenti: kas see on õigesti tarnitud, kas pakett on terve. Kui sellele pole märgitud "isiklikult", avatakse ümbrik või kott ja kontrollitakse sisu üle. Kui on inventuuri, kontrollivad nad seda. Kui mõni täpsustatud dokumentidest puudub, peate koostama asjakohase akti ja panema sissetuleva kirjavahetuse päevikusse märkuse jaotisse "Märkused". Lisadega lehtede arv on näidatud veerus nr 3.
3. samm
Kirjavahetuse tüüp sisestatakse veergu nr 4. See võib olla taotlus, lepitusaruanne, kiri, sertifikaat, telegramm, teade jne. Järgmised kaks veergu näitavad kirja saatjat ja väljaminevat numbrit.
4. samm
Veergu nr 7 tuleb märkida saadetise kokkuvõte. Näiteks „AA Ivanovi võla kohta tunnistuse andmise kohta. pank "või" VV Sidorova palkade ümberarvutamise taotlus ".
5. samm
Seejärel jagatakse kirjavahetus adressaatidele ja pärast otsuse saamist sisestatakse see veergu nr 8, märkides kahes järgmises täitjas ja dokumendi täitmise tähtaja. Märkused näitavad, et dokument on täidetud ja kus see on esitatud.
