Igasuguse omandivormiga ettevõttel on oma töövoog mitmesuguste paberikomplektidena, mis on kindla põhimõtte järgi süstematiseeritud. Memorandum nõuab koostamisel erilist tähelepanu.
Mis on memo
Memo kujul olev äridokument on oma olemuselt informatiivne ja soovituslik. See antakse organisatsiooni vahetule ülemusele või juhile. Memo saab koostada juhtkonna korraldusel ja töötaja algatusel.
Dokument koosneb konkreetsetest faktidest seoses konkreetse küsimusega. Enamasti on memo töötaja subjektiivne arvamus, mis esitatakse kirjalikult. Mõnikord on ettevõttes toimuvate sündmuste valguses juhi jaoks äärmiselt oluline teada alluvate arvamusi, et nende edasist tegevust kohandada. Töötajad peavad ise koostama üksikasjaliku vastuse, millele on lisatud oma ideed ja soovitused.
Mis puutub aruannete teemasse, siis see võib olla erinev: alates ühekordsest teabe edastamisest kuni perioodilise aruandluseni. Erinevalt selgitavatest ja teenindavatest märkmetest võib memot kasutada ettevõttes või mängida kõrgema asutuse jaoks aruandlusdokumendi rolli.
Dokumendi koostamise põhjus
Memo koostatakse kontrolli alt väljunud protsessi tulemusena, mis võib ettevõtet kahjustada. Siis saab töötaja samamoodi kogu teabe juhtide ette tuua. Näiteks võib see olla vastutava isiku mitmekordne puudumine või eiramine kavandatud eesmärkide täitmisest, mis muidugi võib kogu ettevõtte tegevust negatiivselt mõjutada. Üldiselt kavatsetakse dokumendist saada signaal sisepoliitika muutmiseks, mida juhtkond praegu rakendab.
Kuidas õigesti memo koostada
Tavaliselt koosneb dokument mitmest osast. Esiteks on vaja selgelt sõnastada põhjus, mis oli memo kirjutamise põhjus. Selles tuuakse välja konkreetne olukord ja loetletakse faktid. Siis on üsna selgelt soovitatav avaldada oma arvamust toimuva kohta. Samal ajal on vaja olukorda igalt poolt analüüsida ja probleemile ise lahendus pakkuda.
Kogu teave tuleks esitada piisavalt lühidalt, järgides samal ajal juhtunu teemat. Reaalsuse moonutamine ja oletuste väljendamine, mida tõendusbaas ei toeta, on vastuvõetamatu.
Dokument paigutatakse A4 formaadis lehele, kus üksuse nime vasakus ülanurgas on kohustuslik märge. Parempoolses ülaosas peaksite lisama teavet märkme adressaadi kohta. Pisut allpool, punasest joonest, kirjutatakse dokumendi nimi ja number ning koostamise koht suurte tähtedega.
Seejärel esitatakse teave üsna vabas vormis, mida toetab dokumendi koostanud töötaja allkiri.
Enne memo saatmist on soovitatav hoolikalt kontrollida kõigi ülaltoodud asjaolude tegelikkust.
