Organisatsiooni majandustegevuse käigus võivad juhid sattuda sellistesse olukordadesse, kui mingil põhjusel kaotatakse esmased dokumendid. Sellisel juhul peab ettevõtja taastama kõik kaotatud dokumendid. Kui seda ei tehta, võib maksuamet juhtida haldusvastutusele.
Juhised
Samm 1
Kõigepealt tehke kindlaks dokumentide kaotamise põhjus. Näiteks kui dokumentatsioon läks hädaolukorras (tulekahju, üleujutus jne) kaotsi, tehke inventuur. Selleks määrake inventuuri komisjoni liikmed, kontrolli aeg ja määrake inventeerimisobjekt haldusdokumendiga. Tellimuses peate märkima ka esmaste dokumentide kontrollimise põhjuse.
2. samm
Inventuuri lõpus koostage akt ja kinnitage see pea allkirjaga. Kui tulekahju oli, hankige riikliku tuletõrjeteenistuse organilt tõend; üleujutuse korral hankige hädaolukordade ministeeriumilt kinnitus.
3. samm
Kui dokumendid puuduvad või keegi on need hävitanud, peate määrama uurimiseks komisjoni. See peaks hõlmama uurimisasutuste esindajaid, turvamehi ja muid vastutavaid isikuid. Dokumentide varastamisel pöörduge kindlasti politseisse.
4. samm
Inventeerimise käigus tehke kadunud dokumentide nimekiri. Pidage meeles, et see peab olema täpne. Näiteks olete kaotanud arved. Sellisel juhul peate lisama nende numbrid ja kuupäevad. Kontrollige dokumentide loetelu koos pea ja pearaamatupidajaga.
5. samm
Esitage maksuteenusele teade esmaste dokumentide kadumise kohta. Kirjale lisage kaotuse fakti kinnitavate dokumentide koopiad. Lisage ka oma inventari koopia. Kinnitage kõik dokumendid organisatsiooni pitseri ja juhataja allkirjaga.
6. samm
Seejärel taastage kadunud dokumendid. Selleks saate kasutada raamatupidamise elektroonilist versiooni. Kui peate taastama osapooltelt saadud põhidokumendid, täitke nende aadressile kiri taotlusega vormide dubleerimiseks. Kõigile dokumentidele peavad alla kirjutama vastutavad isikud ja organisatsioonide pitserid.
